14 formas de como o Arquivo Digital ajuda a aumentar a sua produtividade todos os dias
Deixe-me começar com uma questão: quanto tempo (e dinheiro) perde na gestão e processamento de documentos em tarefas repetitivas?
Já agora: quantas vezes procura documentos perdidos ou em parte incerta?
Talvez já tenha duplicado faturas, com o inconveniente de ter de pedir desculpa ao seu cliente. Ou teve de pagar aquela coima que podia ter sido evitada… se organizar tudo fosse mais fácil.
Sem esquecer a redução de custos e a gestão de espaço. E se fosse possível reduzir os armários e as capas de arquivo?
Tudo isso pode ser confuso e desestabilizador para os contabilistas e para as empresas que são suas clientes. Em particular quando estes problemas reais e do dia a dia causam atritos entre ambos. Já passou por isto, certo?
Não precisa continuar assim.
A solução para poupar tempo todos os dias
Sabemos que está numa fase complicada, com excesso de trabalho, com o monte de documentos a crescer. A ideia de adicionar mais uma coisa à sua lista pode parecer opressora.
Foi por isso que fizemos do Arquivo Digital uma ferramenta simples, intuitiva e cheia de automatizações que vão poupar-lhe muito tempo, todos os dias.
Para que possa ser o desejado parceiro estratégico dos negócios dos seus clientes.
Como o Arquivo Digital aumenta a produtividade
Vamos descobrir as muitas formas de como o Arquivo Digital ajuda a aumentar a sua produtividade todos os dias.
Com o Arquivo Digital vai…
- Saber sempre o estado dos seus documentos e processá-los com 2 cliques. Carregar, arquivar, contabilizar e consultar os seus documentos a partir de uma única ferramenta.
- Receber e enviar documentos de forma simples por via digital – pode escolher a melhor forma de carregar os seus documentos através dos 6 métodos diferentes que Arquivo Digital Bizdocs dispõe (Carregamento de documentos a partir do Portal, aplicação Mobile, E-mail, Impressora Virtual Print to Bizdocs, Digitalizador Bizdocs ou a sua Multifuncional).
- Converter os documentos em papel em documentos digitais num abrir e fechar de olhos – Todos os documentos carregados no Arquivo Digital Bizdocs são convertidos em PDF totalmente pesquisáveis, devido ao OCR (Reconhecimento Automático de Caracteres).
- Fazer a contabilização de documentos em segundos – com possível integração com o seu software de contabilidade que executa a correspondência entre o movimento contabilístico e o documento que lhe deu origem, nunca esquecendo o cumprimento do DL 28/2019, ficando com o seu arquivo digital contabilístico legal.
- Pesquisar documentos por nome, por cliente, por número, data, por valor… Através do OCR (Reconhecimento Automático de Caracteres) e uma pesquisa do tipo Google nunca foi tão fácil encontrar os seus documentos.
- Partilhar documentos em segurança e apenas com quem desejar – Usando a ação de “Partilhar”, pode partilhar os documentos via E-mail ou WhatsApp.
- Ter todos os documentos dos clientes guardados e organizados no seu arquivo próprio – através da ação “Arquivar” pode arquivar os documentos numa estrutura de pastas digital usando a estrutura que lhe propomos ou com a facilidade de criar uma estrutura de pastas que vá de encontro com a realidade do seu cliente.
- Beneficiar de segurança topo de gama – encriptação de dados, acessos restritos a utilizadores com respetiva rastreabilidade, sistema de backups automáticos com redundância dos dados.
- Poupar tempo ao usar um sistema de organização prático e de acesso imediato às pastas de cada cliente – Deixe para trás o método tradicional de entrega de documentos (viagens, trânsito, estacionamento, correio, …). Com o Arquivo Digital Bizdocs e acesso à internet consegue carregar, organizar e consultar os seus documentos a partir de qualquer lugar. O Arquivo Digital Bizdocs é compatível com Desktop, Mobile e Tablet.
- Livrar-se de blocos de armários e montes de pastas reduzindo custos e ganhando espaço – optimize o seu escritório e estruture a sua organização de pastas de uma forma digital.
- Aumentar a produtividade evitando fazer uma e outra vez tarefas repetidas.
- Ganhar confiança graças à sincronização total, para que tenha sempre a informação mais recente à sua mão e quando quiser.
- Eliminar as perdas de tempo em que fica sem acesso aos seus documentos, os pedidos para partilha de informação e outros obstáculos. Com o Arquivo Digital Bizdocs aceda aos seus documentos sempre que quiser e a partir de qualquer lugar.
- Trabalhar onde e quando quiser e usar qualquer dispositivo, seja um computador, tablet ou telefone – o Arquivo Digital Bizdocs é compatível com diferentes tamanhos de ecrãs, podendo aceder a todas as suas funcionalidades e aos seus documentos em qualquer lugar desde que com acesso à internet.
Tudo isto faz do Arquivo Digital Bizdocs a solução perfeita para fornecer mais e melhor informação aos seus clientes, que hoje necessitam de dados detalhados para tomar decisões sobre as suas empresas.
O Arquivo Digital Bizdocs permite-lhe uma capacidade de automatização que lhe oferecer enormes ganhos de produtividade.
Sandra Quental
Head of Sales & Pre-Sales SMB, Process, QA & Support – Bizdocs
