Categoria: Case Studies

Grandes operações logísticas necessitam de grandes soluções tecnológicas. Implementado pela Pontual, o software para gestão de armazéns (WMS) Eye Peak trouxe à Deiba novas possibilidades em termos de agilidade, escala e eficiência dos seus processos.

À medida que os processos da Deiba, empresa setubalense de fertilizantes e soluções de logística, se foram complexificando, a necessidade de investir numa ferramenta de software mais robusta e flexível tornou-se um imperativo.

Nesse sentido, a Deiba confiou à Pontual a implementação da solução Eye Peak, um Warehouse Management System (WMS) inteiramente vocacionado para a área da logística.

 

O desafio

Os objetivos passavam por padronizar processos, ganhar agilidade, escala e eficiência na gestão dos vários armazéns e encomendas de clientes.

Era necessário encontrar uma solução que aliasse essas vantagens num contexto de múltiplos armazéns, com a capacidade de integrar o WMS quer com o ERP próprio da Deiba (Cegid PRIMAVERA), quer com o software dos seus clientes internacionais, garantindo várias formas de fazer picking (FIFO, FEFO, etc.) bem como a consolidação e fiabilidade da informação em todos os momentos.

A solução

Desenvolvido pela software house Cegid PRIMAVERA, da qual a Pontual é Premium Partner há mais de 20 anos, o Eye Peak é uma solução de gestão que permite executar as operações em contexto de armazém com maior rapidez, eficiência e qualidade. Através do Eye Peak é possível lançar ordens de picking que são enviadas para os terminais e que permitem aos operadores localizar rapidamente as mercadorias, incluindo quantidades ou lotes.

Trata-se de uma ferramenta de interface simples e intuitiva e que inclui um conjunto de funcionalidades que impactam positivamente os processos e resultados das empresas com operações de logística e gestão de armazéns.

Para além da integração com o ERP de base Cegid PRIMAVERA, a Deiba tinha ainda necessidade de fazer a integração com os softwares dos clientes. De acordo com Tiago Jesus, diretor de operações da Deiba, esse foi um dos maiores benefícios sentidos pela equipa. O responsável destaca o facto de esta implementação “gerar uma base de informação fidedigna e que concede uma visão geral de todos os indicadores de negócio, algo até então impossível”.

Por sua vez, Pedro Coutinho, Business Unit Manager da unidade Cegid PRIMAVERA na Pontual, realça a “cobertura altamente funcional” da solução escolhida e o novo “potencial de crescimento para as operações logísticas” da empresa.

Os resultados

Hoje, a Deiba beneficia de uma grande agilidade na resposta que consegue dar às encomendas dos clientes, conjugando-a com elevada eficiência na organização e gestão dos espaços em armazém.

A padronização de processos que a nova tecnologia veio facilitar trouxe ganhos de eficiência superiores a 70% no trabalho das equipas, tornando-as mais rentáveis, além de providenciar informação da atividade em tempo real para acompanhar o dia-a-dia das operações.

Os ganhos foram sentidos desde o primeiro dia com o Eye Peak, um software logístico (WMS) que foi personalizado à realidade e necessidades da Deiba e totalmente integrado com outros sistemas internos e externos.

Tudo isso num ecossistema de TI alicerçado em tecnologias Cegid PRIMAVERA, que vão desde o ERP, à solução vertical Eye Peak e ainda a faturação eletrónica da Cegid YET.

O futuro tecnológico

Paulo Oliveira, o CEO da Deiba, realça como “a boa resposta do Eye Peak e do ecossistema Cegid PRIMAVERA às nossas necessidades de logística e gestão tem sido um fator decisivo na estratégia da Deiba, para maior flexibilidade de processos e rápida resposta ao cliente”.

O responsável indica ainda que a parceria com a Pontual poderá ter novos desenvolvimentos em breve: “estamos a estudar a introdução do Eye Peak em novas áreas que representam um desafio ainda maior em termos de organização e dimensão. Contamos com a Pontual para, mais uma vez, nos ajudar a alcançar esse novo desafio, que voltará também, certamente, a ter como base as soluções Cegid Primavera”.

O vídeo deste novo caso de sucesso Pontual, filmado nas instalações da Deiba, em Setúbal, está disponível para visualização neste link.

De forma a otimizar as suas linhas de produção, a Mitjavila confiou na Pontual enquanto parceiro de implementação, neste caso com o software CEGID Primavera Manufacturing. O acesso a dados em tempo real, a maior fiabilidade dos prazos de entrega e agilidade na expedição de produtos foram alguns dos benefícios sentidos pela empresa e os seus gestores.

Otimizar as linhas de produção num contexto de chão de fábrica foi o grande objetivo da Mitjavila, um grupo industrial de expansão internacional que conta com uma delegação no concelho de Oliveira de Azeméis.

A empresa, que se dedica à produção de toldos, pérgolas, outros equipamentos de proteção solar e peças para o setor automóvel, lançou o desafio à Pontual para implementar uma solução que desse resposta às necessidades de otimização da produção, aumento da produtividade e previsão de cenários a partir de dados disponibilizados em tempo real.

 

 

Para além disso, a empresa traçou três grandes objetivos operacionais:

• Organizar e controlar o processo de produção desde as encomendas à expedição;
• Conhecer o custo de produção de cada artigo;
• Reduzir e evitar os atrasos na produção.

 

A solução CEGID Primavera para Gestão da Produção

O software CEGID Primavera Manufacturing foi o eleito para levar a cabo a otimização da produção da Mitjavila. Este ERP vertical permitiu obter informação rigorosa e a sua partilha junto de toda a cadeia de valor, bem como a melhoria da gestão através da consulta de dados atualizados em tempo real.

Os registos diários dos colaboradores respeitantes às saídas de material e outros processos ajudaram a obter um controlo mais eficiente do chão de fábrica e uma maior agilidade na gestão do processo produtivo, das encomendas à expedição dos produtos. “Temos agora a capacidade de consultar, todos os dias e a qualquer momento, a nossa produção em detalhe e custeio”, corrobora Luís Bastos, Diretor Geral da Mitjavila.

O software Manufacturing dedica-se à gestão da produção (MES) e incorpora no ERP de base CEGID Primavera, ligando a área de chão de fábrica à área de gestão e operando como uma “torre de controlo” que faz toda a gestão da cadeia de valor. É possível também fazer a integração com outros sistemas, como equipamentos ligados através de Internet das Coisas (IoT), apps mobile, sistemas de apoio à manutenção do parque de máquinas, entre outros.

Este é, aliás, um dos próximos passos a dar pela Mitjavila, como nos explicou Luís Bastos: “O futuro vai passar muito pela automação e recolha de dados, e a Mitjavila não vai fugir à regra. A indústria 4.0 já está muito presente nos nossos processos, e estamos a fazer adaptações na produção de forma a ter acesso a dados de forma automática, também em parceria com a Pontual. A IA e os dispositivos conectados ajudam-nos a prever cenários e a ter a informação sempre atualizada. E assim, se houver algum problema na produção, conseguimos atuar atempadamente”.

O CEO da Mitjavila mostrou-se também satisfeito com a solução CEGID Primavera Manufacturing e a relação de parceria com a Pontual:

“Apesar da complexidade dos nossos processos, o software tem respondido às expetativas e é muito fácil de utilizar pelos colaboradores da produção. A Pontual tem sido um parceiro excelente, assistido sempre aos nossos pedidos e fazendo a ponte com a software house sempre que necessário. Algumas ideias novas para a ferramenta foram surgindo e elas acabaram por ser integradas, o que nos deixa satisfeitos. Sentimos que a Pontual está disponível para ouvir as nossas pessoas e atender às necessidades do contexto de chão de fábrica.”

A Mitjavila é um dos muitos clientes satisfeitos com os serviços de Pontual, mas podemos também ajudá-lo, a si, a melhorar os resultados do seu negócio. Quer esteja interessado em saber mais sobre as soluções de ERP para a Indústria e/ou outras áreas, procure um software desenvolvido à medida ou simplesmente mudar de ERP na sua empresa, estamos sempre disponíveis para esclarecer todas as suas dúvidas!

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A Cofidis, foi criada em França em 1982, e surgiu em Portugal no ano de 1996. Ao longo do tempo, tem vindo a conquistar uma posição de referência na venda e gestão de crédito a particulares, prova disso é a sua presença em 8 países da Europa, acompanhando um total de mais de 300 mil clientes.

 

1. Necessidade do cliente

• No contexto da atividade de atribuição de crédito pessoal/consumo, a Cofidis lida com um elevado número de processos em contencioso, resultantes do incumprimento financeiro por parte dos seus clientes;

• Possui um sistema central proprietário, que utiliza para a gestão de contratos, produtos e clientes;

• Procurou uma solução para a Gestão destes processos, Integração de informação a partir do seu sistema central e Partilha de informação entre as equipas envolvidas, mantendo a confidencialidade dos dados tratados.

 

2. Características da solução implementada

A solução desenhada para a Cofidis teve por base o portal JurisFlow com o módulo de Contencioso, ao qual foram adicionados Protocolos de Integração de informação a partir do sistema central.

O sistema permite:

• Integrar novos Dossiers que passam a Contencioso;

• Integrar Pagamentos e Custos registados em Dossiers sob a gestão da área de Contencioso;

• Integrar Processos Judiciais em massa.

 

3. O Processo de implementação

• O processo de implementação passou por um investimento forte na perceção e definição dos requisitos funcionais da solução a desenvolver, para o qual contribuíram várias reuniões e a criação de modelos conceptuais;

• Numa primeira abordagem, foi feita uma apresentação da solução a todos os elementos das equipas, focalizando os pontos-chave de todo o processo, determinando procedimentos e definindo boas práticas;

• Numa segunda abordagem, foram as equipas decompostas e segmentadas de acordo com as funções e responsabilidades, existindo para cada segmento um programa de formação adequado;

• Além das equipas responsáveis pela gestão de dossiers de contencioso, também as áreas de Infraestruturas e helpdesk receberam formação contextualizada ao tipo de suporte que iriam dar.

A formação das equipas foi fundamental nesta implementação.

4. Resultados atingidos

• Com esta solução, a Cofidis possui agora uma organização centralizada de toda a informação relativa à área de contencioso, com características específicas ao tipo de trabalho que realizam as suas equipas;

• Após 6 meses de utilização e com um conhecimento mais sólido da solução, surgem novas possibilidades, novos desafios, novas propostas por parte das equipas envolvidas, que a breve trecho serão materializadas, sempre no caminho de um maior nível de automatização e integração da informação.

A LXgest, enquanto escritório de contabilidade inserido num mercado muito dinâmico e competitivo, tem o desafio constante de inovar, de forma a encontrar pequenas vantagens comparativas que fazem a diferença na hora da decisão por um provedor de serviços desta área.

Nesse sentido, procuraram a Pontual para desenvolver um projeto de transformação digital, visando objetivos estratégicos como: mais valor para o cliente, otimização de recursos e ainda o facto de se tornar num player de referência no setor.

Para Nuno Monteiro, CEO da LXgest, os grandes desafios passaram por “eliminar barreiras físicas com os clientes, enquanto rentabilizávamos os nossos recursos. Assim, focamos o nosso tempo na resposta e criação de soluções para os clientes que precisam de um maior e mais próximo apoio na gestão da empresa, rentabilizando o tempo que investíamos em tarefas repetitivas”.

A solução

Foi desenhado um roadmap de transformação, com implementação faseada e numa perspetiva de evolução continua, que promovesse a criação de valor para todos os stakeholders, mas que simultaneamente conseguisse minimizar o impacto que os projetos big-bang têm nas organizações, principalmente no setor de atividade dos escritórios de contabilidade, onde qualquer tipo de paragem na operação provoca sérios danos

“A resposta aos desafios lançados foi conseguida através da utilização de licenciamento Primavera em regime de subscrição anual, assente nos data centers da Pontual. Esta abordagem, permitiu racionalizar o investimento em licenciamento, passando para uma filosofia de pay per use, que permite escalar a infraestrutura à medida da mutação do negócio da LXgest”, explica Hugo Ferreira, Diretor Executivo da Primavera, Pontual.

A adoção deste tipo de tecnologia, permitiu ainda que o ERP ficasse acessível a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, sem a necessidade de estar fisicamente nas instalações da LXgest. Simultaneamente, permitiu que esta infraestrutura ficasse acessível aos clientes da LXgest, passando esta a disponibilizar este serviço, oferecendo aos clientes a possibilidade de utilizar a infraestrutura para utilização própria, dispensando assim a aquisição de um ERP.

“Esta estratégia revelou-se win-win, pois se, por um lado, os clientes deixam de ter a necessidade de investir em ERP, a LXgest passa a assegurar que a informação registada no seu sistema, facilita e agiliza o reporte contabilístico subsequente”, acrescenta.

Paralelamente foram também implementados alguns aceleradores de negócio, como o Primavera Accounting Automation, que permite a integração com os portais da Autoridade Tributária para integração dos documentos fiscais dos clientes.

Encontra-se ainda em curso a análise de soluções para o último projeto do roadmap – o Escritório Digital – que prevê a eliminação integrações dos documentos no sistema com recurso a tecnologias de OCR (Optical Character Recognition), contribuindo também para a otimização de recursos.

Os resultados

“A interoperabilidade entre soluções informáticas para o setor da contabilidade, tais como o ERP Primavera e o Accounting Automation permitem uma facilidade de acesso e integração automática de informação. O que se traduz num aumento da qualidade da informação produzida bem como, deveria ser natural em todas as aplicações, na tradução de uma imagem verdadeira e apropriada da informação contabilística da empresa. Em suma, a utilização de soluções Primavera para o setor da contabilidade libertam o contabilista para as operações de criação de valor com foco no cliente”, garante Pedro Montez, Tax Technology Manager da Primavera.

O CEO da LXgest garante ainda que houve uma poupança muito significativa na ordem dos 20% em tarefas rotineiras.

“Com os novos aceleradores desenvolvidos, nomeadamente no envio automático de informação, passamos a ter um conjunto de tarefas que eram realizadas por um operador que passaram a ser feitas automaticamente. Isso melhorou não só o fluxo de trabalho, como o acesso à informação por parte do cliente e da LXgest (quando o cliente usa o nosso ERP)”. E apesar de ainda existir um caminho a percorrer na área da eliminação do papel e principalmente no acesso à informação, o trabalho feito até aqui, “tem tornado os fluxos de trabalho mais cleans”, garante.

A Zona Verde foi constituída em 1996 com o objectivo de actuar nas áreas da Formação e da Consultoria.

Está acreditada desde 1998 como entidade formadora, sendo uma empresa habilitada a desenvolver todo o processo que vai desde o estudo e diagnóstico das necessidades de formação, passando pelo planeamento e definição de objectivos, preparação e desenvolvimento de conteúdos programáticos, selecção de formandos, selecção de formadores, até à calendarização das acções, desenvolvimento e gestão técnico-pedagógica e financeira das mesmas.

Desafios apresentados à .PONTUAL 

• Modernizar e integrar toda a componente de CRM em torno da atividade da empresa, promovendo um aumento de eficiência e segurança no acesso à informação, para os seus colaboradores;

• Standardizar o recurso à informação bem como a integração a partir de aplicações satélite, vocacionadas para as áreas de Formação e Financeira;

• Reduzir a complexidade no manuseamento da informação, mantendo a segmentação da mesma baseada em níveis de acesso e privilégios;

• Manter atualizada toda a biblioteca de normas e procedimentos internos, no contexto da gestão de qualidade interna.

A solução .PONTUAL

A solução passou pela aquisição da solução ToBeFlow, uma solução chave-na-mão, que permitiu à Zona Verde utilizar um sistema seguro, escalável e de alto rendimento, o qual constitui uma base sólida para ampliar a sua oferta de serviços, bem como melhorar o acesso interno à informação.

Esta escolha permitiu a criação de modelos standard de organização e gestão que suportam todos os processos de negócio.

A organização interna de toda a documentação bem como a revisão das regras e normas que regulam a mesma, foi possível graças à possibilidade de arquivo, classificação e segmentação de documentos.

A Zona Verde optou por alojar esta solução dentro-de-portas, em servidores próprios, passando assim a gerir toda a infraestrutura e segurança.

Produtos e Serviços para a Solução Zona Verde

• Plataforma ToBeFlow;

• Módulos de Integração de dados: APIFLOW e CONNECTFLOW.

Processo de Implementação 

O processo de implementação foi composto pelas seguintes fases:

• Análise Funcional 

Nesta fase e em conjunto com o cliente, foram identificados todos os requisitos que permitem uma parametrização da plataforma, às necessidades do cliente.

Neste processo, o envolvimento das equipas do cliente foi vital para o sucesso deste projeto.

Foram identificados os requisitos necessários que de forma direta direcionaram os trabalhos de personalização e configuração.

• Concepção | Desenvolvimento | Parametrização

Com base no levantamento de requisitos anterior, foi preparada uma maqueta funcional onde o cliente pode verificar as parametrizações efetuadas bem como confrontá-las com os requisitos anteriormente enumerados.

Este processo permitiu uma validação funcional bem como nos remeteu para ajustes de configuração.

• Protocolos ConnectFlow e pedidos específicos

Com base nas necessidades identificadas de integração de dados provenientes de outros sistemas, nomeadamente das áreas de formação e financeira, foram criados Protocolos de Integração específicos com base em ficheiros Excel.

Estes protocolos permitem dotar o cliente da independência necessária para a gestão da informação entre os seus variados sistemas.

• Sensibilização, formação e arranque

A partir da validação funcional da plataforma, foi estabelecido um programa de formação específico, tendo em conta as áreas bem como as funções de cada colaborador.

Esta formação foi inicialmente direcionada a key-users que, numa segunda fase, a irão transmitir aos demais co-workers.

• Monitorização e Avaliação

Após o Kick-off da solução, o nosso acompanhamento permite avaliar o grau de satisfação dos utilizadores, assim como até que ponto os objetivos iniciais foram totalmente atingidos.

“O ToBeFlow permitiu reduzir o nº de plataformas com que trabalhávamos, deixámos de usar o CRM na atividade comercial e marketing e o Software para gestão documental na área da qualidade simplificando os processos internos. Permitiu, também eliminar a redundância e repetição no lançamento de dados das entidades nomeadamente relacionados com clientes ou potenciais clientes, permitindo que estes sejam carregados apenas no ToBeFlow (que liga diretamente ao PRIMAVERA), anteriormente eram carregados no CRM e no PRIMAVERA. Diminuíram, assim os erros e passou a ser possível o acesso em tempo real aos dados das entidades. O facto do ToBeflow permitir associar as tarefas, atividades, projetos, agendamentos, etc às entidades é uma mais valia na monitorização e acompanhamento próximo dos clientes e do trabalho das equipas.”
Eng.º Jorge Pereira, CEO da ZONAVERDE

ZONA VERDE was established in 1996 with the aim of operating in the areas of Training and Consulting.
It is accredited since 1998 as a training entity, being a qualified company to develop the whole process that goes from the study and diagnosis of training needs, through planning and setting goals, preparation and development of program content, selection of students, selection trainers, to the timing of actions, development and technical and pedagogical and financial management of the same.

Challenges facing PONTUAL
• Modernize and integrate all CRM component around the company’s activity, promoting increased efficiency and secure access to information for its employees;
• standardize the use of information and the integration from satellite applications, geared to the areas of Education and Finance;
• Reduce complexity in the handling of information, keeping the same segmentation based on access levels and privileges;
• Maintain your entire library of internal rules and procedures in the context of internal quality management.

PONTUAL solution 
The solution passed through the acquisition of ToBeFlow solution, a key-in-hand solution that allowed ZONA VERDE of using a secure, scalable and high performance, which is a solid foundation to expand its service offering and improve internal access to information.

This choice allowed the creation of standard models of organization and management that support all business processes.

The internal organization of all documentation and a review of the rules and regulations governing the same, it was possible thanks to the possibility of file classification and segmentation of documents.

ZONA VERDE has chosen to host this solution within-doors, in own servers, thus passing to manage the entire infrastructure and security.

Products and Services
• Platform ToBeFlow;
• Data Integration Modules: APIFLOW and CONNECTFLOW.

Process Implementation
The implementation process was composed of the following phases:

Functional analysis
At this stage and together with the customer, we identified all requirements that allow a platform for parameter setting, the customer’s needs.
In this process, the involvement of customer teams was vital to the success of this project.

The requirements that directly referred the customization and configuration works were identified.
• Design | Development | Parameterization

Based on the survey of previous requirements, it was prepared a functional scale model where the customer can check the parameterization made and compare them with the requirements listed above.

This process has a functional validation and referred us to configuration settings.
• ConnectFlow protocols and specific requests

Based on data integration needs identified from other systems, especially in the areas of training and financial, they were created specific integration protocols based on Excel files.

These protocols allow to provide the independence necessary for customer information management among their various systems.
• awareness, training and start-up

From the platform of functional validation was established a specific training program, taking into account the areas and functions of each employee.

This training was initially directed to key users that in a second phase, will pass on to other co-workers.
• Monitoring and Evaluation

After the kick-off of the solution, our monitoring allows to evaluate the degree of satisfaction of users as well as to what extent the initial objectives were fully achieved.

“The ToBeFlow has reduced the number of platforms we worked, we stopped to use CRM in the commercial and marketing activity and software for document management in the area of quality by simplifying internal processes. It also allowed eliminate redundancy and repetition in the release of the bodies including that relating to clients or potential clients, allowing them to be loaded only in ToBeFlow (which connects directly to PRIMAVERA), previously loaded into the CRM and in the PRIMAVERA. Decreased, so the errors and it became possible to the real-time access to data entities. The fact that the ToBeflow allow associate tasks, activities, projects, schedules, etc. entities is an asset in monitoring and close monitoring of customers and the work of the teams. ”
Jorge Pereira, CEO of ZONA VERDE.

LXgest is a company providing accounting services, Reporting and Management Consulting, founded in 1995 and based in Lisbon. Their direct mainly services for SMEs and its action radius covers the whole national territory. With a team of professionals with training in the areas of Accounting, Business Management and Economics.

The last major challenge in partnership with PONTUAL was the migration of ERP PRIMAVERA On-Premises to the Cloud solution. This step already has very positive results, helping to LXgest to be closer to its customers and position yourself ahead of your competitors.

But there is nothing more rewarding to give voice to our customers. The following are the testimony of Dr. Nuno Monteiro, CEO of Lxgest in relation to the migration project of ERP PRIMAVERA On-Premises to the Cloud solution:

“The partnership with PONTUAL has allowed acceded to a set of technologies and know-how, as well as the development of tools that enable our company to achieve one of its main objectives: to be close to customers and placing means to work better information available.

Our last major challenge in partnership with PONTUAL was the migration of ERP On-Premises to the Cloud solution and the change in strategy in the PRIMAVERA management solution.

This was a step with very positive results. It helped us closer to our customers and the change has allowed us to be one step ahead of our competitors, with obvious benefits for LXgest customers.

This solution due to mobility available in carrying out the work, has brought great benefits in access to ERP in different work environments, whether in the office, at home, or even in “outsourcing” at customer sites.

He also started to be an added value in adding new companies / customers to our solution and licensing, it immediately allows all that is done by the companies, be integrated into accounting LXgest, thus reducing the administrative work of our employees.

With the continuing challenges we put each other, we think the partnership formed by the LXgest employees team, the technological knowledge of PONTUAL and quality of PRIMAVERA products, has been able to innovate and create solutions tailored to each client. This was a step with very positive results. It helped us closer to our customers and the change has allowed us to be one step ahead of our competitors, with obvious benefits for LXgest customers.

Cofidis, was established in France in 1982, and appeared in Portugal in 1996. Over time, it has been gaining a reference position in the sales and credit management to individuals, proof of this is its presence in 8 countries Europe, following a total of more than 300 thousand.

1. Customer Need
   • In the context of the activity of assigning personal / consumer credit, Cofidis handles a large number of cases in litigation resulting from financial default by their customers;
   • It has a central proprietary system, which uses for the management of contracts, products and customers;
   • It looked for a solution for the management of these processes, integration of information from your central system and information sharing among the teams involved, maintaining the confidentiality of the data processed.
2. Characteristics of the implemented solution
   The solution was designed to Cofidis based on JurisFlow portal with the litigation module, to which was added Integration Protocol information from the central system.
   The system allows:
   • Integrating new Dossiers passing the Litigation;
   • Integrate Payments and costs recorded in Dossiers under the management of the Litigation area;
   • Integrate Legal Proceedings mass.
3. The Implementation Process
   • The implementation process went through a strong investment in the perception and definition of the functional requirements of the solution to be developed, to which contributed several meetings and the creation of conceptual models;
   • In a first approach, a presentation of the solution to all elements of the teams was made, focusing on the key points of the process, determining procedures and defining best practices;
   • In a second approach, were decomposed and targeted teams according to the functions and responsibilities exist for each segment an appropriate training program;
   • In addition to the teams responsible for litigation files management, also the areas of Infrastructure and helpdesk received contextualized training the type of support they would give.
   The formation of the teams was fundamental in this implementation.
4. Results achieved
   • With this solution, Cofidis now has a centralized organization of all information relating to litigation, with specific features for the type of work they perform their teams;
   • After 6 months of use and a more solid understanding of the solution, there are new opportunities, new challenges, new proposals by the teams involved, that soon will be materialized, always on the road to a higher level of automation and integration of information .

A Cofidis, foi criada em França em 1982, e surgiu em Portugal no ano de 1996. Ao longo do tempo, tem vindo a conquistar uma posição de referência na venda e gestão de crédito a particulares, prova disso é a sua presença em 8 países da Europa, acompanhando um total de mais de 300 mil clientes.

 

1. Necessidade do cliente

• No contexto da atividade de atribuição de crédito pessoal/consumo, a Cofidis lida com um elevado número de processos em contencioso, resultantes do incumprimento financeiro por parte dos seus clientes;

• Possui um sistema central proprietário, que utiliza para a gestão de contratos, produtos e clientes;

• Procurou uma solução para a Gestão destes processos, Integração de informação a partir do seu sistema central e Partilha de informação entre as equipas envolvidas, mantendo a confidencialidade dos dados tratados.

 

2. Características da solução implementada

A solução desenhada para a Cofidis teve por base o portal JurisFlow com o módulo de Contencioso, ao qual foram adicionados Protocolos de Integração de informação a partir do sistema central.

O sistema permite:

• Integrar novos Dossiers que passam a Contencioso;

• Integrar Pagamentos e Custos registados em Dossiers sob a gestão da área de Contencioso;

• Integrar Processos Judiciais em massa.

 

3. O Processo de implementação

• O processo de implementação passou por um investimento forte na perceção e definição dos requisitos funcionais da solução a desenvolver, para o qual contribuíram várias reuniões e a criação de modelos conceptuais;

• Numa primeira abordagem, foi feita uma apresentação da solução a todos os elementos das equipas, focalizando os pontos-chave de todo o processo, determinando procedimentos e definindo boas práticas;

• Numa segunda abordagem, foram as equipas decompostas e segmentadas de acordo com as funções e responsabilidades, existindo para cada segmento um programa de formação adequado;

• Além das equipas responsáveis pela gestão de dossiers de contencioso, também as áreas de Infraestruturas e helpdesk receberam formação contextualizada ao tipo de suporte que iriam dar.

A formação das equipas foi fundamental nesta implementação.

4. Resultados atingidos

• Com esta solução, a Cofidis possui agora uma organização centralizada de toda a informação relativa à área de contencioso, com características específicas ao tipo de trabalho que realizam as suas equipas;

• Após 6 meses de utilização e com um conhecimento mais sólido da solução, surgem novas possibilidades, novos desafios, novas propostas por parte das equipas envolvidas, que a breve trecho serão materializadas, sempre no caminho de um maior nível de automatização e integração da informação.