Melhorar o dia-a-dia dos colaboradores na empresa, proporcionando uma experiência global extremamente positiva em que cada um se sente realizado não só a nível profissional, mas também pessoal, é cada vez mais uma prioridade para as organizações.
No sentido de criar um contexto que promova a produtividade e o acesso à informação, uma das estratégias mais utilizadas pelos departamentos de recursos humanos passa pela criação de um portal do colaborador, que se trata de uma ferramenta de comunicação interna para conectar toda a equipa por via digital.
Com um portal do colaborador, cada funcionário pode não só ter acesso simples e rápido à informação essencial que precisa para exercer as suas funções, como fica constantemente a par de todas as novidades da organização que, para si, poderão ser úteis, reforçando a sua ligação e o seu envolvimento com a orgânica empresa.
Uma das ferramentas mais utilizadas para criar um portal para os colaboradores é o Microsoft SharePoint.
O que é o SharePoint?
O SharePoint, uma plataforma que faz parte do Microsoft 365, permite gerir todas as notícias, documentos, ficheiros, ligações e políticas de cada área da organização.
Trata-se de uma solução que funciona através da intranet – uma rede privada das empresas -, sendo por isso cada vez mais utilizada no mundo empresarial não só para a simples partilha de recursos, como para o desenvolvimento de portais que consolidam uma série de informações relevantes para as várias equipas e departamentos.
É usado como um espaço comum e seguro na organização, onde são partilhados e armazenados documentos e várias informações entre os colaboradores, que podem aceder ao sistema a partir de qualquer dispositivo através de um navegador web.
Assim, uma empresa pode configurar o seu SharePoint para transformá-lo num portal, partilhando notícias, ligações e todo o tipo de ficheiros separados por cada área que constitui o negócio (administrativo, operações, recursos humanos, marketing, comercial, etc.).
Vantagens de um portal do colaborador em SharePoint
O SharePoint é conhecido por aumentar a produtividade numa empresa para todas as suas áreas funcionais. Não exige que os seus utilizadores tenham algum tipo de formação específica, até porque a sua utilização é bastante simples. Descubra abaixo os principais benefícios desta plataforma:
- Promove a comunicação entre colaboradores: ao criar um espaço onde os elementos de uma empresa podem dialogar, está a promover a comunicação entre todos. Ao criar conteúdo internamente através de um estilo de “artigo de blog”, todos poderão visualizar o que está a ser comunicado e ainda poderão interagir com o mesmo através de comentários.
- Segurança: a Microsoft garante a segurança de todos os dados ao utilizar o SharePoint devido à complexidade da estrutura de segurança e através das suas atualizações constantes. Além disso, este sistema ainda oferece opções de backup e proteção contra a eliminação acidental de arquivos.
- Produtividade e gestão eficaz: permite que os colaboradores de uma empresa estejam à distância de um clique dos documentos e informações necessários de forma extremamente organizada. Permite ainda integração com outras ferramentas, inclusive as que são referentes ao Microsoft Office, facilitando a gestão do trabalho para os profissionais e aumentando a sua produtividade.
- Flexibilidade: O SharePoint tem ainda a capacidade de se adaptar ao seu negócio, independentemente da dimensão das suas necessidades. Este programa é escalável e totalmente personalizável de forma a ajustar-se ao que realmente precisa no que toca à gestão e controlo de todas as informações empresariais.
Funcionalidades do SharePoint
Como é possível constatar, o SharePoint vem trazer muita autonomia aos colaboradores, que deixam de estar constantemente a solicitar as informações que precisam, atrasando o seu trabalho e o de outros colegas, para passarem a ser mais ágeis e proativos.
Tendo já entendido os benefícios desta solução, partilhamos agora as funcionalidades do SharePoint que são realmente essenciais para usufruir na sua empresa:
- Criação de notícias e artigos para comunicar informações.
- Partilha de documentos (políticas da empresa, entre outros).
- Agendamento de eventos, reuniões, assim como sinalização de aniversários.
- Controlo de permissões e acesso à informação, por perfil de utilizador.
- Gestão de tarefas
- Integração com as várias ferramentas do Microsoft 365 (Teams, Stream, Forms, etc.)
- Possibilidade de integrar dados de ferramentas externas (CRM, ERP, etc.)
Pronto para criar um portal para colaboradores?
Se deseja saber mais sobre as vantagens de ter um portal de colaborador implementado na sua empresa, não hesite em contactar-nos. Temos consultores especializados, prontos para ajudá-lo a dar o passo seguinte e a concretizar este projeto.
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