Categoria: Genéricas

18 Dez 2019
3 Dicas para o seu fecho de Ano 1

3 Dicas para o seu fecho de Ano

Com a aproximação do final do ano e com 2020 a espreitar, aproveitamos para vos deixar 3 dicas que entendemos serem importantes para fechar o ano na vossa empresa de forma tranquila, atendendo aos desafios do ano que se avizinha.

  1. Inventário :: Contagem e Comunicação

Nunca como agora foi tão importante fazer uma correta gestão e controlo do inventário de existências da sua empresa.

O controlo do stock é fundamental na gestão de uma empresa, uma vez que dependendo do investimento realizado em mercadorias e consumíveis, caso não se faça uma correta gestão do inventário de existências, a empresa poderá enfrentar sérias dificuldades operacionais e financeiras.

Até dia 31 de janeiro 2020, como vem sendo hábito nos últimos anos, sujeitos passivos com um volume de negócios igual ou superior a 100.000€ ou com contabilidade organizada, terão que comunicar à AT o inventário de existências das suas empresas referente a 31 dezembro 2019. De acordo com a Portaria nº126/2019, que entra em vigor no dia 1 de janeiro de 2020, a comunicação dos inventários à AT deverá conter, além da identificação e quantidade, a valorização total de cada produto. Esta regra já é válida para a comunicação dos inventários referentes ao período de tributação de 2019, que será submetida até dia 31 de janeiro.

Até 2019 apenas eram comunicadas à AT as quantidades em stock de cada produto, sendo que as empresas enviavam a valorização do inventário apenas para a Contabilidade, por volta do mês de maio, para o encerramento das contas do ano fiscal anterior. Com esta alteração legislativa, este procedimento é antecipado e até 31 de janeiro, no ficheiro a enviar devem comunicar as contagens de cada produto, assim como a sua valorização, sendo que esta informação será depois aproveitada pela Contabilidade para o encerramento de contas.

Estrutura do ficheiro XML (a gerar pela aplicação) ou CSV (disponível portal finanças):

3 Dicas para o seu fecho de Ano 2

É, por tudo isto, aconselhável que façam regularmente contagem dos produtos em stock e não apenas no final do ano. Sugerimos que, por exemplo, semanalmente ou quinzenalmente, selecionem um conjunto de produtos a inventariar e façam a sua contagem e, se necessário, a sua correção no ERP, desta forma vão mantendo o stock controlado e gerido ao longo do ano.

 

2. Séries para 2020

Existem 2 formas de utilização das séries dos documentos fiscais nos ERP’s, ou têm uma série contínua, ou a cada novo ano criam uma nova série. Em ambos os casos existem alguns cuidados que devem ser considerados nas séries a utilizar em 2020.

Para quem opta por ter uma série anual, que vence no final do ano fiscal, deverão ter o cuidado de, no final do ano ou início do ano seguinte, antes de emitem qualquer documento fiscal relativo ao novo ano, criarem novas séries para os seus documentos de venda.

Para aqueles que, por sua vez, optam por ter uma série contínua, que não vence por isso no final do ano e cuja numeração continua de uns anos para os outros, não tem que ter nenhum procedimento específico na mudança de ano, no que se refere à criação de novas séries, a não ser que tenham a mesma série criada em tipos de documentos idênticos, conforme se explica de seguida.

Este ano, considerando que a 1 de janeiro de 2021, terão que comunicar à Autoridade Tributária (AT) as séries em uso e as séries que irão utilizar em 2021, devem ter em atenção que se tiverem mais do que um documento do mesmo tipo (fatura, fatura-recibo, fatura simplificada, nota crédito ou débito, guia transporte ou de remessa, etc), não devem colocar em documentos idênticos a mesma série de faturação, caso contrário não irão conseguir comunicar à AT as séries.

Por exemplo: Caso tenham 2 documentos do tipo fatura, “Fatura A” e “Fatura B”, não podem atribuir a mesma série às duas, apesar de serem documentos distintos no ERP, são o mesmo tipo de documento para as questões fiscais, “Fatura”, logo não podem ter a mesma identificação da série. Para quem costuma utilizar como série o “ano”, neste caso terão que, nestes casos, colocar, por exemplo “Série 2020A” para “Fatura A” e “Série 2020B” para “Fatura B”

 

3. A Importância das Cópias de Segurança

Está provado que o fim de ano é uma das alturas mais “sensíveis” a ciber ataques e, estando as empresas focadas no fecho do seu ano fiscal, para além de que as festividades fazem com que por vezes nos descuidemos de alguns procedimentos, é fundamental termos o plano de contingência sempre a funcionar: as cópias de segurança

Onde existe informação e dados tem que existir um plano de prevenção para a eventualidade de os perdermos.

Atualmente, com os constantes ciber ataques, que se juntam às tradicionais ameaças à perda de dados, como falhas no equipamento (computador, servidor ou disco), dados corrompidos, erro humano, roubos, incêndios e desastres naturais, é ainda mais importante tratarmos o tema da segurança como prioridade nas nossas empresas.

Ter um sistema de cópias de segurança é indispensável no tratamento de dados. Temos que estar preparados para uma eventual perda de dados e por isso ter uma garantia que, caso isso aconteça, temos uma forma simples e rápida de os repor sem prejudicar, ou prejudicando o mínimo possível, o dia a dia das nossas empresas.

Assim, sugerimos estas 3 regras para a realização dos backups:

    • Identifique o que precisa incluir no backup, quais os ficheiros, documentos, base de dados, etc., que são importantes para que a sua empresa funcione normalmente e confirme se os mesmos estão a ser considerados nas cópias de segurança a realizar regularmente;

 

    • Deve ter um dispositivo externo para armazenar os dados de backup – esse dispositivo deve ser desligado após a realização do backup e só o devem voltar a ligar antes do novo backup ocorrer. O problema do dispositivo estar sempre ligado ao equipamento (servidor ou postos), é que em caso de ataque e vírus, existe forte probabilidade do mesmo ser também afetado;

 

    • Deve realizar uma cópia de segurança diária, uma semanal, por exemplo para Cloud (caso já não usem um sistema de backups diários em cloud) e devem ter uma cópia de segurança, por exemplo mensal, armazenada fora das instalações da empresa num lugar seguro, para a eventualidade de todos os outros mecanismos falharem;

 

    • Deve utilizar um software de backup que envie uma comunicação a informar se o backup foi realizado com sucesso ou se ocorreu alguma falha, de forma a poderem resolver o problema caso ocorra.

 

Para mais informação:

10 Dez 2019
A EPSON e a Pontual tornaram-se oficialmente parceiros de negócio 3

A EPSON e a Pontual tornaram-se oficialmente parceiros de negócio

Sob um compromisso com a responsabilidade empresarial e social, a Epson está empenhada no desenvolvimento de produtos respeitadores do meio ambiente, o que significa que a sustentabilidade é pensada desde a conceção à conclusão.

Ajudamos os clientes a reconhecerem os ganhos ambientais proporcionados pela tecnologia, seja na redefinição do processo de fabrico através da robótica inovadora, na poupança de energia com a nossa tecnologia de impressão no escritório ou na revolução da impressão têxtil com soluções digitais.

 

A EPSON e a Pontual tornaram-se oficialmente parceiros de negócio 4

 

Fale connosco e decida o que é melhor para a sua organização e para o meio ambiente.

 

18 Abr 2018
Soluções Cloud - Soluções que facilitam negócios todos os dias 5

Soluções Cloud – Soluções que facilitam negócios todos os dias

Comunicação e Faturação

Esteja mais próximo dos clientes e fornecedores. Melhore o seu relacionamento adotando estratégias de faturação e comunicação mais eficientes e eficazes.

Computação e Armazenamento
Torne a sua empresa mais competitiva no mercado em que atua, com todos os recursos de um data center virtual disponíveis e com a garantia de segurança dos dados da empresa

Cloud Backup

Salvaguarde toda a informação do seu negócio e assegure a recuperação dos seus sistemas.

Servidores Privados

Crie e faça a gestão dos seus servidores e dos recursos contratados.

Como podemos ajudar?

Contacte-nos para saber mais!

 

17 Abr 2018
RGPD - 5 passos para preparar a sua empresa 6

RGPD – 5 passos para preparar a sua empresa

Com a aproximação da data de aplicação do Regulamento Geral de Proteção de Dados, a 25 de maio de 2018, as empresas têm de acelerar a implementação das novas regras.
O não cumprimento é um risco grande, pela forma como pode afetar a imagem e quebra de confiança na rede de parceiros e fornecedores, mas também pelas elevadas multas que podem ser aplicadas.

A definição de uma estratégia para a proteção de dados é um processo longo e complexo, mas as regras mais relevantes podem ser assumidas passo a passo, preparando a organização para cumprir o regulamento.
A Pontual Software Solutions recomenda as seguintes medidas:

  • Designe um responsável pela proteção de dados (DPO – Data Protection Officer) que se torna no pivot da segurança na organização. As organizações do Estado são obrigadas a designar um DPO mas nem todas as empresas privadas têm de o fazer. Podem usar um recurso externo, e a sua formação pode ser de base tecnológica, legal ou de segurança.
  • Prepare processos para comunicar a exposição de dados (data breach). As empresas passam a ter apenas 72 horas para comunicar a violação de informação ou quebra de segurança às autoridades e aos clientes e esta é uma medida que vai exigir mais esforço e preparação do que muitos pensam já que exige a partilha de detalhes sobre o nível de exposição e o volume de dados roubados.
  • Estabeleça a regra do Privacy by design (privacidade integrada no design). Este é um dos princípios a implementar desde o início de qualquer projeto e deve estar na base de todos os produtos e serviços, garantindo que os controles de segurança estão implementados e que não é pedida mais informação do que é necessária. A colaboração entre equipas é fundamental.
  • Defina um âmbito global de aplicação. O RGPD não se aplica apenas na Europa mas também abrange organizações não europeias que vendam produtos e serviços a residentes na UE o que será um novo desafio para muitas empresas e afeta a rede de fornecedores e parceiros.

Prepare provas de que investiu na mitigação dos riscos e não apenas na segurança de dados. Mesmo na ausência de uma violação da informação ou de queixas dos consumidores, as autoridades de proteção de dados podem exigir que as empresas provem que têm as regras afinadas e que possuem uma estratégia de gestão de riscos, incluindo um levantamento do impacto da privacidade (Privacy Impact Assessment – PIA).

 

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17 Abr 2018
Deixe-nos preocupar com a vossa segurança 7

Deixe-nos preocupar com a vossa segurança

A Firewall é um passo fundamental e crucial para a sobrevivência da informação digital de uma empresa!

A internet possui uma infinidade de conteúdos, muitos deles trazem benefícios imediatos ao trabalho, mas outros infelizmente são altamente prejudiciais às empresas. Com uma firewall é possível criar políticas de acesso que minimizam os danos causados por usuários que intencional, ou acidentalmente, acedam a conteúdos inadequados.

E-mails que possuem anexos com conteúdo malicioso, ou até mesmo URLs com malwares e similares, podem ser evitadas com o uso de uma firewall. Nestes casos, ao aceder um determinado endereço, o utilizador é impedido de proceder com a conexão, protegendo o seu dispositivo.
A redução de ameaças oferece um ambiente mais íntegro e disponível, evitando interrupções das atividades, pela ação de vírus e derivados, podendo inclusive implicar e comprometer toda a rede corporativa, comprometendo a empresa trazendo prejuízos para o negócio.

 

Gráfico explicação segurança
Para a WatchGuard não há limite para o número e o tipo de serviços de segurança que podem e devem ser incorporados nas Firewalls. Na verdade, a empresa tem um histórico de abrir caminho para serviços novos e inovadores que definem o modelo para a indústria.
A WatchGuard oferece a mais ampla variedade de serviços de segurança de rede, desde IPS padrão, filtragem de URL, Gateway AV, controle de aplicações, antispam e até serviços para combater ameaças avançadas, como isolamento de ficheiros, prevenção de perda de dados, proteção contra Ransomware e muito mais.
Ao escolher o WatchGuard, você escolhe total segurança, contacte-nos.

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12 Fev 2018
2018 um ano de desafios :: Comunicação CEO Pontual 8

2018 um ano de desafios :: Comunicação CEO Pontual

Um ano mais passou, 365 dias vividos de forma intensa, porque cada dia em tecnologia é sempre um dia em que algo acontece, seja em novos produtos, seja em novos ou velhos problemas, este ano não foi exceção.

Fizemos lançamentos de produtos desenvolvidos na nossa fábrica, como exemplo o Guruvet, colocámos ao serviço do cliente aplicações que não sendo por nós desenvolvidas achamos que vão dar incremento na produtividade e na rentabilidade dos negócios, destaco aqui o crescimento significativo que obtivemos no sector da indústria, onde hoje possuímos soluções que respondem a muitas necessidades de sectores que operamos.

Este ano desafios como segurança, cloud  foram colocados à prova de fogo desta equipa, investimos muitas horas em formação e investigação. Sofremos alterações internas, nomeadamente o reforço de competências em Software SAGE com a integração da UPANDAWAY com 16 anos de mercado dedicado a este software.

Foi um ano de conquistas, de desafios e claro de erros cometidos, que esperamos que tenham sido aprendidos para que não possam ser repetidos.

Entramos em 2018, ano dos nossos 25 anos com o objetivo de continuar a apoiar as empresas já nossas clientes e mais aquelas que ao longo deste ano se queiram juntar a nós com a vontade de continuarmos a ser reconhecidos como uma organização onde para um problema existe sempre no mínimo uma solução, queremos ser proactivos para que possamos antecipar situações de stress, queremos continuar a crescer com proximidade.

Queremos mais e melhor, para isso vamos investir em melhorar ainda mais o nosso NPS, (Net Promoter Score), nível de satisfação e recomendação da PONTUAL, para isso entrou em funcionamento no primeiro dia útil de janeiro um novo departamento, Customer Service, onde agregamos Help Desk, Academia e os serviços de Managed Services.

Iremos trabalhar para responder aos desafios da RGPD, Regulamento Geral da Proteção de Dados, assim como reforçar junto dos nossos clientes a palavra segurança para que estes possam ter tranquilidade nos seus sistemas e virarem as suas preocupações para o negócio e melhoramento de processos.

Esta equipa que hoje se encontra já espalhada em 4 delegações sabe dos desafios que tem pela frente, sabe que olhar para trás é perder a oportunidade de estar na linha da frente da oferta de soluções inovadores.

Somos ambiciosos, sempre fomos, mas esta ambição não nos trará a frieza de não olharmos para os nossos clientes como parceiros de negócios, só com as suas sugestões as suas ideias e o seu conhecimento do mercado nos permitirão em conjunto construir passo a passo cada um dos próximos 365 dias.

Juntos não somos mais fortes, somos únicos.

António Teixeira – CEO Pontual

11 Fev 2018
Proteção de Dados - RGPD ( Regulamento Geral Proteção de Dados ) 9

Proteção de Dados – RGPD ( Regulamento Geral Proteção de Dados )

As autoridades de proteção de dados da UE, reunidas no Grupo de Trabalho do Artigo 29.º, estão a preparar em conjunto a aplicação do Regulamento Geral sobre Proteção de Dados (RGPD), quer no que diz respeito ao funcionamento interno do futuro Comité Europeu de Proteção de Dados, quer quanto ao apoio a empresas e entidades públicas no cumprimento do novo quadro legal.

Comece a tomar medidas

As consequências de uma violação de dados podem ser graves. As multas potenciais sob a gama GDPR até € 20 milhões ou 4% do volume de negócios anual mundial, dependendo do que for maior.

 

O quê?

O Regulamento Geral de Protecção de Dados da UE (RGPD) é uma nova lei que reforça a privacidade dos cidadãos da União Europeia.

Quem?

Todas as organizações que possuem dados de identificação pessoal sobre os cidadãos da UE. Mesmo as organizações com a sede fora da União Europeia devem cumprir.

Quando?

A execução começa em 25 de maio de 2018. Muitos países começam a implementar mais cedo.

 

O que são dados pessoais para o RGPD ?

De acordo com o artigo 4º do regulamento, os dados pessoais são Informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável («titular dos dados»). É considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica (E-mail) ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

O teste decisivo para decidir se são dados pessoais para o RGPD ou não, consiste em avaliar se esses dados podem ser usados direta ou indiretamente para identificar uma pessoa. Enquanto o nome de uma pessoa identifica obviamente a mesma, a verdade é que algumas combinações de identificadores indiretos também permitem essa identificação. Nomeadamente, foi feito um estudo nos Estados Unidos da América em que se concluiu que a data de nascimento, código postal e sexo permitiam a identificação de 87% dos americanos. Assim, torna-se evidente que os identificadores indiretos têm de ter o mesmo nível de proteção que os indicadores diretos.

 

A sua organização está preparada para o dia 25 de maio de 2018?

A RGPD não é só sobre a segurança dos seus dados.

A solução da Pontual Software Solutions tem como requisito obrigatório uma primeira reunião sem encargos para o cliente onde se recolhe algumas informações sobre a mesma que sejam relevantes para avaliar o trabalho a ser desenvolvido ou ser implementado.

Alguns dados a ter em conta:

  • Tratamento de dados pessoais na empresa, recolha, processamento, armazenamento, transmissão a terceiros, etc. A obtenção de consentimento deverá ser explicita e afirmativa.
  • Cumprimentos de regras no que respeita aos titulares dos dados pessoais. Deverá ser nomeado um encarregado da proteção de dados (DPO).
  • Segurança dos seus dados. Todo o roubo de informação deverá ser reportado em menos de 72 horas.
  • Os detentores dos dados têm direito ao esquecimento e que os seus dados sejam apagados.

 

Consulte-nos para saber mais!

16 Jan 2018
Alterações legais e Fiscais 2018 10

Alterações legais e Fiscais 2018

O início do ano, como é habitual traz algumas alterações, nomeadamente no que se refere ao tratamento de recursos humanos. Destacamos algumas dessas mudanças:

  • Aumento da Remuneração Mínima Mensal Garantida (passou de 557€ para 580€);
  • Pagamento por duodécimos do subsídio de Natal e férias – deixou de ser obrigatório que o trabalhador indique se pretende receber o subsídio de Natal e subsídio de férias, com pagamento total ou por duodécimos, assumindo assim o pagamento da totalidade na data devida;
  • Fim do pagamento da Sobretaxa;
  • Alteração tabelas de retenção na fonte de IRS;
  • Aumento do limite de isenção do subsídio de alimentação;
  • Fim isenção dos Vales Educação.

As aplicações de Recursos Humanos já deverão estar atualizadas e preparadas para responder a estas alterações.

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09 Nov 2017
Alterações ao SAF-T de 2017 11

Alterações ao SAF-T de 2017

 

Sabia que a estrutura do SAF-T da contabilidade mudou?

A Portaria nº 302/2016, de 2 de dezembro, procedeu a mais uma alteração da Portaria nº 321-A/2007, de 26 de março, referente ao ficheiro normalizado de auditoria tributária (SAF-T (PT)).

Esta alteração visou proceder a alterações do SAF-T (PT) relacionado com os programas de contabilidade, introduzindo novos códigos, designados de taxonomias, a associar a cada conta do Plano de Contas da contabilidade.

Estas taxonomias visam estabelecer um código normalizador associado a cada conta utilizada por cada empresa no seu Plano de Contas, com vista a simplificar o preenchimento dos Anexos A (empresas) e Anexo I (empresários em nome individual) da IES.

 

Quando acontecem estas alterações?

Apesar da nova estrutura do SAF-T (PT) apenas entrar em vigor a partir de 1 de julho de 2017, em termos práticos, é necessário efetuar a associação dos códigos das taxonomias a cada conta de movimento do Plano de Contas nos programas de contabilidade já para início do período de 2017.

Todos os registos contabilísticos a efetuar a partir de 1 de janeiro de 2017 já devem obrigatoriamente ter associado o código da taxonomia em cada conta desses registos, tendo em conta a tabela de correspondência para cada conta agregadora prevista nos Anexos II e III da Portaria 302/2016.

 

Quem é afetado?

Todas as entidades que são obrigadas a dispor de contabilidade organizada.

 

É necessário existir uma revisão e alteração dos planos de contas?

É muito provável que exista a necessidade de proceder a alterações aos planos de contas das empresas para o período de 2017, ainda que se esteja a cumprir integralmente o novo Código de Contas do SNC publicado com a Portaria nº 218/2015, de 23/07.

Pode ser necessário a criação de novas subcontas para determinadas contas do plano de contas da empresa, e que apesar de não estarem previstas no Código de Contas do SNC, foram objeto de atribuição de um código de taxonomia autónomo.

 

 

Baseado no Artigo – Plano de Contas das Empresas para 2017 e as novas taxonomias previstas no SAF-T (PT)  da Ordem dos Contabilistas Certificados

02 Nov 2017
Trabalho de equipa

3 formas de melhorar o trabalho em equipa com soluções em Cloud

1 – Acompanhe os trabalhos em curso e delegue funções. Saiba sempre o ponto de situação dos processos em curso.
Com qualquer uma das soluções em Cloud, a gestão do seu negócio é feita a partir de qualquer lado. Como tal, a qualquer momento pode ter acesso a todos os processos em curso, acompanhando em tempo real os trabalhos executados bem como os planeados.

2 – Potencie o acesso à informação necessária no terreno, de forma fluída e segura.
As soluções em Cloud facilitam o acesso em mobilidade à informação registada. Seja para acompanhar as diligências/intervenções em curso ou planeadas, ou ainda permitir a consulta a documentos arquivados, as nossas soluções potenciam a liberdade de movimentos que atualmente são um requisito para os negócios atuais.

3 – Melhore o atendimento ao cliente e consequentemente o seu NPS
Quantas vezes um cliente liga para a empresa ou escritório e acaba por passar por diversos elementos, até encontrar alguém que esteja por dentro do seu assunto? Com as nossas soluções os colaboradores têm acesso a toda informação, podendo informar minimamente o cliente. Esta particularidade permite gerir o conhecimento da organização, acautelando a elevada rotatividade de colaboradores, que hoje em dia caracteriza alguns setores de atividade.

Se ficou curioso quanto às soluções Cloud, recomendamos-lhe este vídeo:


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