Categoria: Notários

23 Jun 2022
Cibersegurança para notários: como proteger o seu cartório 1

Cibersegurança para notários: como proteger o seu cartório

Infelizmente, as ameaças cibernéticas têm tido um enorme crescimento e são um tema cada vez mais prioritário para as empresas e entidades de serviços públicos.

Com o aumento e sofisticação destes ataques é imperativo que se tomem medidas para prevenir que este tipo de situações aconteçam.

Os cartórios notariais estão tão vulneráveis quanto qualquer outra organização. O que significa que não deve facilitar no que diz respeito à proteção de dados e a tudo o que envolve o meio digital do seu serviço.

Importância da proteção por camadas

 

Sendo certo que os ataques informáticos se têm revelado cada vez mais complexos, a proteção contra este tipo de problemas deve acompanhar a sua evolução.
Hoje em dia, um software de antivírus já não é suficiente para proteger toda a organização, sendo que uma das estratégias mais recomendadas para superar estes ataques é utilizando uma proteção por camadas.

A implementação desta estratégia aperfeiçoa a proteção e torna a tentativa de ataque mais demorada e trabalhosa.
As camadas de proteção recomendadas estão divididas da seguinte forma: Proteção de rede (implementação de um firewall); segurança do e-mail; segurança de endpoint (computadores, servidores, etc) e por fim, backups.

Firewall para notários: porque é importante

Uma firewall funciona como uma barreira entre um computador e a internet, monitorizando a entrada e saída de dados e autorizando ou bloqueando tráfegos específicos. A firewall permite detetar a presença de uma ameaça (por exemplo, através de um ficheiro infetado enviado por e-mail) e, sempre que essa situação se verificar, vai atuar sobre ela, eliminando-a ou impedindo que seja aberta pelo utilizador.

Além disso, através do seu parceiro IT, poderá configurar uma firewall para que esta possibilite o recurso a uma VPN (uma rede privada virtual) para que o notário possa aceder ao seu sistema a partir de qualquer lugar, de forma segura. A VPN garante uma comunicação segura através da criptografia dos dados que são transmitidos entre sistemas, garantindo assim a proteção de dados e aumentando a sua segurança e privacidade.

Uma vez que um cartório notarial lida essencialmente com informações pessoais, deve assegurar um elevado nível de privacidade aos seus clientes. Para prevenir um ataque cibernético no seu cartório e evitar que haja fuga de informações confidenciais ou até mesmo a destruição de todo o arquivo de dados, deve garantir um patamar de segurança digital elevado.

Backups para notários: gestão ramificada e estratégia 3-2-1

As tarefas realizadas nos cartórios notariais envolvem muitas informações e arquivos de documentos. Devido ao elevado volume de burocracia com que trabalham, é pertinente que não corram qualquer tipo de risco, de forma a perderem os dados com que operam.

Fazer backups frequentes de todas essas informações é uma das soluções que deve implementar no seu cartório de forma a manter os registos seguros.

Para isso, recomendamos que implemente a estratégia de backup 3-2-1. Mas como funciona este método?

É aconselhável que existam 3 cópias dos dados: a original e mais dois backups; dois backups deverão ser armazenadas em 2 dispositivos diferentes, e, para concluir, deve haver um terceiro backup num local fora das instalações do cartório, num ambiente seguro.

O objetivo desta estratégia é que, caso seja alvo de um ataque de segurança ou até mesmo de um roubo físico, ainda exista um backup adicional que vai permitir que recupere toda a informação. É uma excelente prática para todos os profissionais que trabalham com a segurança de informações, que é o caso dos notários.

Proteger os registos e dados do seu cartório é algo de extrema importância e, nesse sentido, as ferramentas de backup são uma grande ajuda, uma vez que se revelam bastante completas e eficientes, podendo ser adaptadas à necessidade de cada um.

Antivírus para notários

Com ataques e ameaças informáticas cada vez mais sofisticadas e difíceis de travar, surge a necessidade de investir de forma pormenorizada na segurança digital do seu cartório.

Apesar de se relevar um método básico e comum de proteção, um antivírus é, garantidamente, uma peça fundamental para salvaguardar a privacidade e segurança do seu cartório notarial. Normalmente, um vírus costuma chegar até si através de e-mails, de anúncios em websites dúbios que possa frequentar, de dispositivos externos ou até mesmo através de downloads que realize.
Neste sentido, consegue perceber o quão importante e necessário é ter um bom antivírus a proteger o seu serviço notarial.
Estes programas têm como função proteger o seu dispositivo de sites infetados, arquivos corrompidos, entre outras situações como malwares e demais ameaças.

O investimento em tecnologias para manter a segurança das informações nos cartórios notariais é cada vez mais necessário, não só para evitar problemas como o roubo e sequestro de dados e informações confidenciais, mas também para combater potenciais vírus que possam destruir todos os registos arquivados num serviço notarial. Descubra o WatchGuard EPP, uma solução que vai além de um antivírus e que garante a proteção do seu cartório.

Para saber mais sobre as nossas soluções de segurança avançadas fale com um dos nossos consultores.

23 Jun 2022
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Como melhorar a gestão notarial com business intelligence

As áreas de negócio estão em constante evolução. Cada vez mais se procura auxílios para uma tomada de decisão mais eficiente, e com isto, surge o conceito de Business Intelligence, um assunto que tem tido bastante destaque, uma vez que se tem revelado fundamental para qualquer negócio.

O que é o Business Intelligence aplicado aos notários?

 

Num cartório, pode dizer-se que o Business Intelligence é um conjunto de técnicas e estratégias implementadas com o objetivo de analisar e transformar dados que irão auxiliar na tomada de decisão, através de informações fidedignas, obtidas regularmente com facilidade. Desta forma, será possível obter relatórios e análises concisos, para guiar os notários no seu trabalho da forma mais eficiente.  

Importância do Business Intelligence nos cartórios

 

Esta tecnologia tem vindo a ser adotada por vários departamentos das mais variadas áreas profissionais, e os cartórios notariais não são uma exceção.

Baseado em métricas e indicadores de desempenho, o Business Intelligence tem vindo a revelar-se um grande aliado dos notários. Os cartórios passam a ter a possibilidade identificar problemas e oportunidades, e conseguem impulsionar os seus rendimentos atraindo mais clientes.

Com Business Intelligence, os cartórios podem a aceder a uma nova realidade onde, não só vão poder contar com custos mais reduzidos, mas também com um aumento da sua competitividade, através da aplicação prática de tarefas e estratégias que são delineadas a partir da análise de dados. 

Como melhorar a gestão notarial com o Business Intelligence

 

Para garantir que mantém uma boa gestão no seu cartório notarial, é ponto assente que deve manter o foco em três fatores: um bom controlo do seu tempo, dos seus recursos e na produtividade da sua equipa.

Como é sabido, a cada dia que passa, o uso de novas tecnologias para auxílio profissional torna-se cada vez mais imperativo. Se ainda não optou por um caminho mais produtivo por bases tecnológicas, considere que é altura de mudar.

O uso de softwares juntamente com dashboards adaptados a um serviço específico tornou-se uma realidade e revelou-se um apoio valioso para os cartórios notariais melhorarem os seus indicadores de desempenho.

Com eles, será possível, de uma perspetiva mais abrangente, manter todos os seus dados e informações mais organizados e acessíveis, irá também ter a oportunidade de otimizar rotinas, obter mais assertividade nos processos e parametrizar procedimentos, de forma constantemente atualizada, detetando não só novas oportunidades, mas também possíveis falhas que lhe tenham escapado ao trabalhar manualmente e sem recurso a tecnologia.

O Business Intelligence deixa-o ao corrente das tendências do seu cartório notarial e permite que execute análises de todos os cenários existentes. Conseguirá tomar decisões fundamentadas e acertadas e, como consequência disso, vai elevar os seus níveis de produtividade, além de que ainda irá modernizar o seu cartório.

Exemplos de dashboards para notários

 

O UP BIA Notários é a solução que recomendamos para gerir com sucesso o seu cartório notarial. Esta ferramenta funciona de forma integrada com o nosso software para notários – AVANCE – utilizando os dados que este possui para gerar dashboards.

Que dashboards poderá acompanhar com o UP BIA Notários?

  1. Análise da faturação do cartório
  2. Análise da faturação por colaborador
  3. Evolução da faturação mensal comparando com o ano anterior
  4. Painel geral da faturação de honorários
  5. Evolução dos impostos pagos comparando com o ano anterior
  6. Evolução mensal dos atos praticados e faturação nos últimos 4 anos.

 

Estes são apenas alguns exemplos que pode aproveitar para conhecer melhor o seu cartório e identificar se o caminho que está a seguir lhe permite atingir os resultados que deseja no presente, assim como os objetivos de rentabilidade a médio e longo prazo.

Para saber mais sobre esta solução, contacte um dos nossos consultores.

23 Jun 2022
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Arquivo Eletrónico de Documentos Notariais já disponível

No passado dia 1 de junho, a Ordem dos Notários disponibilizou uma nova plataforma de arquivo eletrónico de documentos notariais.
Este programa permite o acesso, de forma digital, a escrituras, certidões e registo de testamentos, tanto para os próprios profissionais, como para o cidadão.

Desta forma, passa a ser possível e de um modo mais simplificado, aceder a arquivos registados não só pelos notários, mas também por outros serviços de registo. Para consulta dos documentos, é disponibilizado um código permanente válido, por via eletrónica.

Este novo passo traz consigo vantagens, tais como a desmaterialização, que vai evitar a utilização de documentos físicos. Isto terá como consequência a redução de custos para os cartórios. Além disso, este novo processo consegue facilitar as investigações judiciais, uma vez que facilitará procedimentos mais simples e desburocratizados.

A criação desta plataforma veio apoiar a transformação digital que se tem vivido e que se tem propagado cada vez mais pelas diversas áreas de trabalho, chegando agora aos notários por via da iniciativa da Ordem.

Já está a tirar partido do novo arquivo eletrónico de documentos notariais?

Quaisquer dificuldades na adaptação a esta nova plataforma, não hesite em estabelecer contacto com um dos nossos consultores.

05 Nov 2020
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Faturas com QR Code janeiro de 2021 e ATCUD em janeiro de 2022

No passado dia 23 de outubro, foi publicado um despacho do gabinete do Secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais que adiou a  comunicação das séries das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes à Autoridade Tributária para 2º semestre de 2021, tendo assim sido prorrogada a obrigatoriedade da menção do ATCUD (código único do documento) nestes documentos para 1 de janeiro 2022.

No entanto, alertamos que, a inclusão do QR Code nos documentos fiscalmente relevantes mantém-se com entrada em vigor para 1 janeiro 2021.

A PONTUAL já está a tratar das diligências necessárias para fazer refletir estas alterações na aplicação AVANCE, no que se refere ao QR Code, contamos atualizar a aplicação até final do mês de dezembro.

Consulte aqui o despacho: https://bit.ly/3osc2Tr

Em que consiste esta medida?

A Portaria nº 195/2020, publicada a 13 de agosto, regulamenta os requisitos de criação do código de barras bidimensional, o conhecido QR Code, e do código único do documento, chamado ATCUD.

Como benefício dessa medida, não haverá a necessidade do contribuinte fornecer o número de identificação fiscal para a emissão do documento, bastando posteriormente recorrer a um smartphone, ler o código e ter a possibilidade de submeter a informação no Portal das Finanças, antes mesmo da empresa submeter o ficheiro SAF-T mensal.

Que tipo de Documentos são abrangidos?  Fatura-Recibo; Fatura simplificada e Nota de Crédito

O que fazer? Aguarde a nossa informação quanto à disponibilização desta funcionalidade e indicação de atualização do software AVANCE.

A partir de 1 de janeiro de 2021

A partir desta data deverá constar o QR Code  nas faturas e documentos relevantes.

Código QR

É um código bidimensional que permite não ser necessário apresentar o número de contribuinte no momento da compra. Basta fotografar o código através de um smartphone, por exemplo, para que toda a informação relativa à fatura seja descodificada e enviada para a AT em tempo real.

A partir de 1 de janeiro de 2022

A partir desta data deverá constar o ATCUD nas faturas e documentos relevantes.

Código Único de Documento – ATCUD

Tem o formato ATCUD: CódigodeValidação-N Sequencial.

O código de validação da série, com um comprimento mínimo de 8 carateres, é obtido após a comunicação à Autoridade Tributária das séries que pretende utilizar

28 Out 2020
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Nova funcionalidade no Preenchimento das Fichas de Testamento

Divulgamos uma nova funcionalidade para as Fichas de Testamento, passando a ter 2 possibilidades de escolha para impressão.

Permite a impressão dos dados do Outorgante em ficha pré-impressão pela gráfica e agora também com outra possibilidade de impressão em papel branco de formato A5, em que além dos dados do Outorgante imprime a imagem da ficha na frente e no verso.

Garante que todos os dados do outorgante inseridos e conferidos no registo, sejam integralmente preenchidos, não havendo necessidade de repetição procedimentos na inserção de dados.

28 Out 2020
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Importação de DUC’s para Software AVANCE

Quanto tempo perde todos os meses a inserir dados necessários para as comunicações obrigatórias, Livro de Escrituras, Modelo11 e Estatística?

Na nova versão do AvancePlus, desde que os outorgantes referidos no DUC estejam inseridos no acto, ao inserir o nº do DUC, agora há a possibilidade de importar prédios, quotas-partes dos outorgantes e valor do DUC para o registo, impedindo qualquer probabilidade de erro na inserção de dades nos registos.

28 Out 2020
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Livro de Inventário dos Livros e dos Maços do Cartório Notarial

Sendo a inventariação notarial, uma obrigação prevista no Código do Notariado, na nova versão do Software de Gestão Notarial AVANCE, já é possível o preenchimento do Livro de Inventário dos Livros e dos Maços do Cartório Notarial simplificando a inventariação do Arquivo Notarial.

Com uma inserção simples, ágil, e uma ordenação cronológica permanente, esta nova funcionalidade no AvancePlus, permite ao Notário ter este Livro Inventário sempre em dia e pronto a imprimir.

Permite também preencher as datas pretendidas para os Termos de Abertura de Encerramento.


28 Out 2020
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Conheça o UpPredial – Document Assistant

O UpPredial  destina-se a Cartórios Notariais que gastam muito tempo na criação das escrituras que envolvem um número elevado de imóveis, e que pretendam otimizar tempo e recursos.

Para simplificar o controlo e consulta da informação dos imóveis a escriturar, por vezes os Cartórios utilizam ficheiros excel. Estes, embora de fácil manuseamento, na verdade não libertam os colaboradores destas tarefas que não agregam valor ao processo, apenas gasto de tempo.

Pelo contrário, o colaborador terá de inserir posteriormente os mesmos dados para a escritura, Documento Complementar e Comunicações Obrigatórias Modelo 11 das Finanças, Verbetes da Estatística e Livro de Escrituras para Registos Centrais.

O UpPredial é uma ferramenta que permite a criação automática do Documento Complementar, em formato Word ou PDF, a partir dos dados dos imóveis existentes em ficheiro excel.

Além desta função, permite ainda proceder à integração destes dados no Software de Gestão Notarial AVANCE.