Categoria: SAGE

17 Jul 2020
Como retificar uma fatura 1

Como retificar uma fatura

As empresas que iniciaram recentemente a sua atividade talvez não estejam à vontade com o processo de emissão e retificação de faturas. Existem aspetos que não são obrigatórios na emissão destes documentos e que pode usar apenas se se adequarem ao seu negócio, outros não, conheça os elementos que devem sempre constar de uma fatura:

Número de documento e data

Todas as faturas devem ser datadas e numeradas sequencialmente.

Identificação da empresa

Todas as faturas devem conter o nome, firma ou denominação social, a morada do domicílio ou da sede e o NIF da empresa que vende ou presta o serviço.

Identificação do cliente

Caso se trate de um sujeito passivo de IVA todas as faturas devem conter o nome, firma ou denominação social, a morada e o NIF do mesmo. Caso não seja um sujeito passivo de IVA (particulares), estes dados não são obrigatórios.

Produtos e/ou serviços faturados

Todas as faturas devem conter a denominação dos bens ou serviços e as suas quantidades, especificando os elementos necessário para determinar a taxa a aplicar. Devem ainda conter o preço, retirando os impostos relativos aos bens ou serviços, as taxas aplicadas e a soma de imposto a pagar. Caso nenhum imposto for aplicado, a empresa deve indicar o motivo. Por fim o documento deve igualmente conter a data da colocação à disposição dos bens, da realização dos serviços ou da realização de pagamentos anteriores à realização das operações, caso tal data não coincida com a data em que foi emitida a fatura.

Em caso de erro, por motivo algum, pode alterar os dados de uma fatura depois desta ser emitida, mas podem anulá-la se não tiver sido enviada ao cliente. Devem, neste caso, emitir uma nova fatura e manter em arquivo a que foi anulada. Se a fatura já tiver sido enviada ao cliente, deve emitir um documento complementar que retifique as informações que estão erradas:

Nota de crédito

Se tiver faturado em excesso (quantidades e/ou preços), esta nota de crédito pode ser abatida à fatura. Também tem a possibilidade de emitir uma nota de crédito pelo valor total da fatura e, em seguida, emitir uma nova fatura com os valores corretos.

Nota de débito

Pode fazê-lo caso tenham faturado preços inferiores ao que era suposto. Contudo, nunca devem usar uma nota de débito para debitar ao cliente produtos, serviços ou outras taxas em falta. Neste caso, deve ser emitida uma fatura adicional.

Com o software de faturação Sage e a devida parametrização da nossa equipa de consultores as faturas têm sempre todos os elementos exigidos por lei. Com o Sage pode ainda criar o seu modelo de impressão dos documentos tornando-os assim mais apelativos e à imagem do seu negócio. E mais do que emitir faturas, para clientes com contrato ativo, a Sage assegura ainda que está sempre em conformidade com a legislação fiscal que vai sendo criada ao longo do tempo. Em caso de dúvidas ou necessidade de assistência técnica pode sempre contar com a equipa de consultores especializados da Pontual para ajudar.

17 Jul 2020
Digitalizar a sua faturação: desafios e oportunidades 2

Digitalizar a sua faturação: desafios e oportunidades

As mudanças iniciaram no arranque de 2019, com a obrigatoriedade da faturação eletrónica a começar nos contratos públicos, ou seja, a aplicar-se à grande maioria dos fornecedores do Estado. Até ao final de 2020, está a ser feita uma implementação gradual no restante tecido empresarial. Para o consumidor final, a mudança mais visível é o facto de poder, caso aceite, deixar de receber uma fatura em papel, passando esta a ser emitida e enviada por meio eletrónico.

É extensa a lista de vantagens que podem resultar da digitalização da faturação na sua empresa. Numa altura em que a componente ambiental tem um lugar de destaque enquanto preocupação à escala global, a desmaterialização das faturas em papel é uma vantagem ecológica desta transição, associada a uma expectável poupança de custos na produção e emissão de documentos. Para além da nova legislação implicar a passagem da faturação em papel para o formato eletrónico, lançou as bases para o fim dos arquivos em papel nas empresas.

Digitalizar a sua faturação: desafios e oportunidades 3

Um dos grandes potenciais da faturação digital está na maior eficiência administrativa, maior controlo da informação (pela centralização permitida pela transição do papel para o digital), maior rapidez nas transações e melhor gestão e otimização de recursos. Em alguns casos, pode, por exemplo, permitir a libertação de recursos humanos para outro tipo de tarefas de maior valor acrescentado. E pode ser um bom pretexto, nomeadamente, para introduzir mudanças nos processos de gestão que conduzam a uma menor burocratização na empresa. Ou seja, esta pode ser uma oportunidade para aproveitar para inovar e introduzir melhorias.

A tudo isto soma-se a realidade dos tempos que vivemos, em que lidamos com uma pandemia a nível global, e que torna ainda mais evidente este caminho da digitalização, na medida em que reduz o contacto necessário entre fornecedores e clientes. Introduzir estas mudanças implica suportar custos, que serão potencialmente recuperáveis, inerentes à digitalização do processo de faturação do seu software.

Ainda que se trate de uma imposição legislativa, as empresas têm muito a beneficiar com a digitalização da faturação. E quanto mais cedo adotarem esta nova medida, maior será a sua vantagem competitiva. A escolha de um bom parceiro nesse processo de adequação da sua empresa às novas regras faz toda a diferença pois está em causa a escolha da solução de software de faturação eletrónica que deve obedecer a regras específicas da Autoridade Tributária. A Pontual tem uma equipa experiente na implementação deste tipo de soluções disponível para apoiar a sua empresa neste processo de mudança.

17 Jul 2020
Use o ERP SAGE para fidelizar clientes 4

Use o ERP SAGE para fidelizar clientes

Ter uma carteira de clientes fidelizados é a base para estabilidade financeira de uma empresa. Assim, uma das primeiras coisas que devemos ter conhecimento é qual é a taxa de retenção ou fidelização de clientes da nossa empresa. É estimado que ganhar um novo cliente pode ser entre cinco a vinte vezes mais caro do que manter um já existente. O cálculo é mais ou menos simples, embora este varie em função de quantos clientes novos têm e quantos deixa de ter ou não repetem a compra. O número que obtém ao fazer este cálculo não tem que ser igual em todas as empresas pois depende muito do tipo de produto ou serviço que fornece. Em qualquer caso, o objetivo é sempre aumentar a retenção, alcançar a fidelização de clientes.

Alcançar este objetivo, passa por estar atento às necessidades do seu cliente tentando dar resposta às suas inquietações e construindo uma relação sólida de confiança. Algo em que o seu ERP Sage pode ajudar ao permitir gerir e planificar os recursos empresariais para aumentar a fidelização dos clientes. Para isso, deve ter uma boa base de dados, quer dos produtos quer da qualidade e suporte que exigiram, os prazos de entrega e as taxas de devolução. A análise de dados pode ajudar a descobrir padrões, reconhecer quais os clientes de maior risco e quais os clientes que demonstram maior fidelização. Além disso, ao usar os painéis e mapas de análise bem configurados, tem a possibilidade de prever futuras necessidades antecipar-se a elas para conseguir não só novas vendas, mas um maior compromisso por parte do cliente.

Ao utilizar um software para o fabrico e o controlo dos produtos, consegue obter informação acerca das incidências que existiram no seu fabrico. Se tiver em conta toda esta informação, não só pode melhorar como empresa, mas também fabricar melhores produtos, melhorando desta forma a satisfação do cliente e, portanto, a sua fidelização. Além disso, também pode inspirar a desenvolver novos produtos ou serviços associados aos que têm mais sucesso entre os clientes. Também pode segmentar por zonas se alguns destes produtos tiverem mais ou menos sucesso. Falando em segmentação, também pode realizá-la com os clientes, de forma que possa personalizar as futuras ações que realizar com eles. Por exemplo, se se dedicar ao fabrico de mobiliário, poderá preparar uma promoção concreta para aqueles que estão a comprar uma mesa levando-os a adquirirem as cadeiras e evitando assim que recebam outras promoções.

 

Use o ERP SAGE para fidelizar clientes 5

 

O ERP é fundamental para que o cliente saiba em todo o momento se há disponibilidade de stock do produto que pretende comprar. Com o software adequado pode não só otimizar todo o seu inventário, como criar alertas para minimizar as possibilidades de ficar sem stock. Tem ainda a possibilidade de partilhar com o cliente se o seu produto já está em fabrico, se já saiu da fábrica e voltar a agradecer a confiança depositada no seu negócio. Se os clientes tiverem problemas com as suas encomendas, os comerciais ou o departamento técnico também podem registar as incidências no sistema, de forma que o departamento de atendimento ao cliente saiba a todo o momento o que aconteceu e como poder resolver o incidente.

Na Pontual, fruto de 26 anos de atividade, contamos com uma vasta experiência consolidada na implementação e desenvolvimento de soluções de software que permitem responder agilmente às necessidades e complexidades de cada área de negócio e pensadas para rentabilizar eficiência, promover a produtividade e aumentar a fidelização dos seus clientes.

22 Mai 2020
Add-On Sage - Gestão Financeira de Projeto 6

Add-On Sage – Gestão Financeira de Projeto

O Add-On Sage de Gestão Financeira de Projeto é especialmente útil para empresas com negócios assentes na prestação de serviços, como por exemplo empresas que se dedicam a instalações técnicas especializadas, pequenas obras e empreitadas ou outros projetos chave na mão. Esta solução está disponível para o Sage 100cloud e permite a qualquer empresa ganhar eficiência no controlo da execução financeira dos seus projetos, monitorizando a respetiva rentabilidade face aos gastos e rendimentos esperados.

Principais Funcionalidades

  • Integração com os processos de venda, compra e stock;
  • Caracterização dos projetos, e termos de gastos e rendimentos esperados, desagregados e classificados de acordo com as necessidades da empresa;
  • Imputação direta de despesas operacionais e outros gastos aos items do projeto;
  • Assistente de classificação automática de artigos, em função da classificação de gastos e rendimentos adotada na gestão de projetos;
  • Gestão de estados de projeto: projetos a iniciar, em execução, finalizados…
  • Associação de documentação e outros ficheiros ao projeto, via arquivo digital;
  • Acompanhamento do estado financeiro do projeto através de consultas em ecrã, relatórios, KPI ou gráficos disponíveis em dashboard;
  • Extensibilidade via Software Development  kit (SDK).

 

Principais Benefícios

  • Controlo sobre a rentabilidade e execução financeira dos projetos;
  • Visibilidade melhorada do estado de cada projeto;
  • Maior controlo sobre os gastos e os consumos;
  • Integração com os restantes processos empresariais.

 

Add-On Sage - Gestão Financeira de Projeto 7

 

Fale connosco para conhecer em mais detalhe as funcionalidades e benefícios que o Add-On Sage – Gestão Financeira de Projeto tem para o seu negócio. Temos à sua disposição a nossa equipa de consultores especializados Sage para demonstrar as vantagens e de que forma este novo Add-On pode aumentar a eficiência da sua empresa.

22 Mai 2020
Novidade Sage - Ativos Expert 8

Novidade Sage – Ativos Expert

Sage Ativos Expert é a gestão de ativos que os gabinetes de contabilidade já conhecem, agora integrada com as soluções Sage for Accountants e Sage50cloud Contabilidade. Com os Ativos Expert, ficam disponíveis novas funcionalidades que permitem fazer a gestão avançada do ciclo de vida dos ativos das empresas, tais como o cálculo de depreciações, revalorizações, abate parcial, incluindo a emissão de mapas fiscais e do plano financeiro, entre muitas outras.

Benefícios Ativos Expert

  • Layout intuitivo e familiar
  • Estabilidade da solução
  • Integração com soluções Sage
  • Funcionalidades avançadas para controlo e gestão integral do ciclo de vida dos ativos
  • Solução disponível a utilizadores de Sage for Accountants e Sage 50cloud Contabilidade

 

Novidade Sage - Ativos Expert 9

 

Este novo Add-On Sage Ativos Expert está disponível gratuitamente no nível Sage for Accountants Expert Premium e no Sage for 50cloud Contabilidade com um custo acrescido. Consulte a Pontual para uma demonstração das funcionalidades deste novo produto Sage e solicite já uma proposta.

22 Mai 2020
Sage X3 - O ingrediente que falta na fórmula de sucesso do seu negócio 10

Sage X3 – O ingrediente que falta na fórmula de sucesso do seu negócio

Na indústria alimentar e de bebidas, a gestão de bens perecíveis e a necessidade de cumprimento de normas rigorosas de qualidade e segurança alimentar são um desafio permanente. Neste cenário, é impossível otimizar a sua operação se os seus processos organizacionais estiverem dispersos por múltiplas aplicações de gestão, ERP e CRM. Assim, no momento de avaliar as suas necessidades, tenha em conta os seguintes recursos essenciais:

Operações

  • Assegure a implementação de boas práticas de fabricação e evite problemas de contaminação cruzada, com controlo de rastreabilidade em tempo real e identificação de alergénios.
  • Implemente e monitorize standards de qualidade, que lhe permitam agir atempadamente.

 

Cadeia de fornecimento

  • Colabore e partilhe dados com os seus fornecedores, à escala global, certificando-se que os seus requisitos de abastecimento são cumpridos, tanto em quantidade como em qualidade.
  • Sendo capaz de rastrear o processo desde a origem até ao cliente final, torna-se mais fácil assegurar a transparência ao longo da cadeia de fornecimento.

 

Armazenamento e inventário

  • Implemente políticas de gestão de stock, com gestão de potência de receita/fórmula, que minimizem o desperdício de bens perecíveis, suportadas em inspeções periódicas de qualidade, notificações e alertas de prazos de expiração.
  • Em simultâneo, tire partido de automatismos que tornam as movimentações em armazém e em chão de fábrica mais rápidas e eficientes, respeitando as regras de organização interna.

 

Finanças e contabilidade

  • Acompanhe em tempo real os resultados económico-financeiros das suas operações, identificando fontes de ineficiência e desperdício, desvios inesperados e antecipando eventos que possam afetar os fluxos de tesouraria da empresa.
  • Implemente procedimentos de controlo e aprovação financeira e verifique se os seus investimentos estão a produzir o retorno esperado.

 

Vendas e marketing

  • Obtenha previsões de vendas que lhe permitam planear adequadamente a alocação dos seus recursos e simular cenários orçamentais.
  • A nível operacional, confira às equipas de vendas a mobilidade que estas necessitam para responder rapidamente às necessidades dos clientes.

 

Serviço ao cliente

  • Seja mais eficiente no serviço que proporciona ao cliente, tirando partido das ferramentas colaborativas de CRM.
  • Faça a gestão das interações com os seus clientes, seja para um tratamento eficaz de reclamações, seja para potenciar a deteção de novas oportunidades de venda.

 

A pensar nos desafios atuais das PME, a Pontual com o estatuto de Sage Platinum Reseler conta com uma equipa de 11 técnicos certificados e mais de 400 clientes ativos, para oferecer as soluções inovadoras que as empresas precisam para alcançar o sucesso.

18 Mar 2020
Big Data: Oportunidade para as empresas 11

Big Data: Oportunidade para as empresas

A circulação e geração de dados e informação sempre existiu, mas a evolução digital e tecnológica, que veio trazer recursos tecnológicos como os smartphones e a Internet, faz com que a velocidade a que estes dados são gerados seja incomparavelmente superior. A quantidade de dados gerados diariamente em todo o mundo tem várias origens começando desde logo pelos dados gerados nas redes sociais ou de motores de pesquisa como o Google ou outros.

A estes dados juntamos os gerados pelas próprias empresas, relativamente aos seus recursos humanos, dados financeiros ou fluxos com o exterior.

De todas estas fontes é possível obter imensa informação que, consoante o ramo de negócio de cada empresa se pode traduzir em alguma forma de retorno, mas permite ainda mais saber sobre como se comportam e as preferências dos consumidores, que novas tendências estão a surgir, e como funciona a concorrência. Obter conclusões dos dados existentes implica saber o objetivo e o que é relevante para cada empresa, apenas desta forma poderá obter um conhecimento que se pode revelar crucial, a nível de processos e a nível estratégico.

Ter presente o que vai ser tratado e para que finalidade é fundamental para uma melhor perceção da informação que interessa reter, de entre toda a informação disponível para assim escolher as ferramentas e plataformas corretas para a sua gestão.

O tratamento de dados é trabalho para profissionais da área e, por isso mesmo, há que saber escolher os parceiros e fornecedores certos, de maneira a garantir bons resultados na seleção e gestão da informação relevante para os objetivos da empresa. Para as empresas, ter interna ou externamente competências de data analytics é obrigatório pois só assim é possível gerar valor a partir dos dados de que se dispõe.

Ainda que o Big Data surja muitas vezes associado a grandes empresas, não são precisas grandes dimensões empresariais para que se possa pensar em tirar partido das potencialidades que a partilha de grandes volumes de informação possibilita. Para reduzir custos, aumentar a eficiência, fomentar maiores retornos, inovar ou abrir a porta a novos mercados, esta é uma ferramenta que não se deve, de forma alguma, ignorar.

18 Mar 2020
Aceda ao software Sage em qualquer lugar 12

Aceda ao software Sage em qualquer lugar

O Sage Online Access é uma solução que permite o acesso remoto via browser de um utilizador ao computador (“servidor”) onde está instalado o Sage 50c ou o Sage 100c. O computador Servidor deverá ter uma conta de utilizador Windows com palavra passe. São suportados os sistemas operativos Windows 10 Pro / Enterprise e Windows Server 2012 ou Windows Server 2012R2.

Aceda ao software Sage em qualquer lugar 13

O computador Convidado, computador que irá aceder remotamente, poderá ter qualquer sistema operativo Microsoft Windows (todos os sistemas Operativos suportados pela Microsoft) ou Sistema Operativo Mac. Deverá ainda possuir um web browser de última geração e que suporte protocolo WebSocket.

O uso de dispositivos como Smartphones ou Tablets com “ecrãs pequenos” não é suportado pelo Sage Online Access. Para o uso em Tablets recomendamos no mínimo dispositivos de 9 polegadas. Isto porque o conforto de utilização irá depender do tamanho do ecrã e também da resolução do seu Tablet.

18 Mar 2020
Maximize o potencial dos seus colaboradores com software de RH Sage 14

Maximize o potencial dos seus colaboradores com software de RH Sage

Por vezes, os profissionais de recursos humanos têm dificuldade em obter o máximo o potencial dos seus melhores colaboradores. Por exemplo, podem haver muitos candidatos, mas não os suficientes com a combinação ideal de competências, experiência, ética laboral, atitude, entre outras, para serem excelentes colaboradores. O objetivo de qualquer responsável de RH deve ser ajudar a empresa a tornar-se um melhor empregador e incentivar a dedicação de toda a equipa.

Para atingir este objetivo, precisa, de uma forte liderança e visão, para além de um empenho ativo por parte de todos e de um software de RH adequado:

1.Utilize software de RH para manter os seus colaboradores satisfeitos

Se tiver acesso a uma visão abrangente do tempo de serviço e da assiduidade dos colaboradores, pode identificar os departamentos com dificuldade em gerir a equipa e com necessidade de apoio adicional, para que os colaboradores consigam atingir uma satisfação laboral genuína e sentir-se valorizados pela sua empresa.

2.Encontre uma solução adequada ao seu negócio

A solução de RH ideal deve fazer parte das suas ferramentas diárias e contribuir para a realização do melhor trabalho possível. Acima de tudo, o seu software ou solução de recursos humanos deve ajudá-lo a servir melhor os seus colaboradores, que são a chave para o sucesso duradoiro da sua empresa

3.Monitorize os seus colaboradores a cada passo

Um controlo eficaz desde o início, ao longo do processo de recrutamento e contratação, e durante toda a progressão na carreira, é vital para manter os colaboradores satisfeitos e produtivos. As funcionalidades automáticas de controlo do tempo de serviço e da assiduidade também ajudam a ter uma maior perceção da forma de trabalho da equipa.

A Sage oferece diferentes soluções de software de Recursos Humanos totalmente adaptadas às necessidades da sua empresa:

Sage 50cloud Salários

Rigor e rapidez no processamento de salários. Maior eficiência na gestão dos seus colaboradores.

  • Processamento de salários
  • Comunicação facilitada com o contabilista e Autoridade Tributária
  • Acesso em qualquer lugar a partir de tablets e smartphones
  • Prestadores de serviços
  • Possibilidade de integração com Sage 50cloud Contabilidade para sincronização dos vencimentos.
  • Registo de eventos de funcionários em lote com possibilidade de agendamento.

 

Sage 100cloud Recursos Humanos

Solução de Recursos Humanos para pequenas e médias empresas com necessidade de gestão dos seus colaboradores e garantia de cumprimento de todas as obrigações legais com simplicidade.

  • Processamento de salários
  • Comunicação facilitada com o contabilista e Autoridade Tributária
  • Acesso em qualquer lugar a partir de tablets e smartphones
  • Prestadores de serviços
  • Ferramentas de gestão dos colaboradores
  • Implementação rápida e simples

 

Sage X3 People

Uma solução de recursos humanos adaptada à realidade da sua empresa. Gestão dos colaboradores com eficiência com impacto na produtividade e gestão da empresa.

  • Gestão de todas a tarefas de processamento de salários
  • Eficiência e controlo de custos
  • Cumprimento de todas as obrigações legais de forma simples
  • Gestão de carreiras
18 Mar 2020
Cloud: A tendência que não pode ignorar em 2020 15

Cloud: A tendência que não pode ignorar em 2020

O crescimento exponencial do cloud computing é explicado pela facilidade do armazenamento externo, a rapidez na implementação, a sua escalabilidade e segurança. Os benefícios da sua implementação em organizações de variadas dimensões é uma das apostas chave nos planos de desenvolvimento de qualquer projeto. Além do seu potencial de inovação, a força e versatilidade das soluções cloud ainda têm muito a oferecer a pequenos, médios e grandes negócios.

Para apoiar nesta transição apresentamos duas linhas orientadoras, independentemente da área de atividade ou dimensão da empresa, para que possa preparar os próximos passos da sua transformação digital:

Cloud-first

Hoje podemos afirmar que em 2020 a estratégia cloud-first será a que indicará o arranque da inovação na empresa do futuro. Cloud-first implica avaliar, como primeira opção, a implementação na nuvem de qualquer projeto tecnológico destinado a incentivar o crescimento de um negócio ou a manter a sua competitividade.

Cloud híbrida

Conscientes deste processo imparável, as empresas também perceberam que precisam de encontrar formas de adotar uma abordagem de cloud híbrida, que possa aproveitar os dados e as aplicações, independentemente do local onde residam, quer em clouds públicas / privadas ou num centro de dados físico. Neste ambiente de cloud híbrida, assim chamado porque é uma combinação de cloud pública, cloud privada e soluções físicas, as empresas querem também todas as garantias de segurança e o controlo de todo o processo, e otimizar as vantagens de trabalhar em conjunto com as aplicações e bases de dados na cloud de forma rápida e simples. Para aqueles que procuram simplificar a transferência para a cloud, a cloud híbrida tornou-se numa solução popular para simplificar a transferência das infraestruturas on-premise para a cloud. Esta opção permite maior flexibilidade de escolha dos serviços de cloud e facilita a transformação digital global, assumindo menos riscos e reduzindo de forma significativa os custos do processo.

Neste cenário em mudança, os principais fornecedores de software lutam por posicionar-se na liderança das soluções cloud. Aqui, o Sage X3 tem uma posição de grande destaque para as grandes empresas do mercado nacional e internacional, pois assenta na plataforma tecnológica global do grupo Sage e permite uma arquitectura multi-níveis (multi-tier), evolutiva, totalmente escalável numa experiência de utilização 100% web. No segmento das PME’s a Sage apresenta o Sage 50cloud e o Sage 100cloud como soluções de gestão chave na mão afirmando-se perante a concorrência pela sua conectividade cloud.

Neste momento, o grande desafio dos fornecedores passa pela melhoria do software as a service (SaaS), produtos de bases de dados autónomas e a introdução de tecnologias emergentes como a inteligência artificial (IA), aprendizagem automática ou machine learning (ML), FaaS (Function as a Service) e aplicações específicas para a Internet das coisas (IoT), inovações que definirão uma nova era digital e que apresentam um enorme potencial para o desenvolvimento das organizações que não queiram ficar de fora do novo paradigma.