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Assegurar uma gestão da manutenção segura, eficaz e ágil é um desafio para as empresas de hoje. Ter equipas, edifícios, software e hardware conectados é essencial para operações eficientes, mas como podemos fazê-lo e, ao mesmo tempo, simplificar e automatizar tarefas e otimizar a gestão de recursos? Parceira da Pontual na área da integração de ERP, a Infraspeak é a plataforma de facility management inteligente que faz tudo isto pela sua empresa. Neste artigo, damos-lhe a conhecer melhor a plataforma, as suas vantagens, e como pode, com a ajuda da Pontual, integrar a Infraspeak com o seu ERP. 

A gestão de ativos das empresas – também conhecida como facility management- é uma área complexa e multidisciplinar ligada à integração de infraestruturas físicas, processos e equipas responsáveis por garantir a segurança, manutenção preventiva e eficiência dessas mesmas infraestruturas. Os facility managers desempenham as suas funções em ambientes que vão desde escritórios a armazéns, retalho, hospitais, hotéis e outras estruturas de complexidade diversa, e o seu papel é fulcral no sucesso das operações diárias destas empresas e serviços – afinal, garantir a segurança do ambiente de trabalho, cumprimento de normas, e liderar operações de planeamento, reorganização e manutenção de infraestruturas são apenas algumas das suas responsabilidades.

Hoje em dia, a tecnologia é, como em tantos outros setores, um grande aliado na área de facility management. A Pontual estabeleceu uma parceria com a Infraspeak, empresa tecnológica cujo software facilita o trabalho de centenas de profissionais da gestão de facilities em todo o mundo. Mas afinal, o que é a plataforma Infraspeak e como é que ela pode ajudar a sua empresa a gerir os seus ativos de forma mais ágil e eficiente?

Infraspeak: muito mais que um software de gestão da manutenção

A Infraspeak é uma plataforma inteligente de gestão de facilities que traz maior visibilidade, controlo e permite gerir as operações de forma ágil, bem como automatizar processos, reduzir o erro e economizar tempo e recursos. Outro dos seus grandes trunfos é a capacidade de personalização, pois adapta-se às necessidades de cada operação, sendo ainda passível de integração com alguns dos ERP e softwares mais conhecidos do mercado.

Não interessa se é um gestor, um elemento no terreno ou utilizador final das instalações – todos podem utilizar a Infraspeak, que está disponível na cloud, não sendo, assim, necessário descarregar software. Pode aceder à plataforma na web ou através da aplicação móvel, ideal para utilizar pelas equipas e técnicos “no terreno”.

Vantagens da plataforma Infraspeak

Em suma, estes são alguns dos benefícios de que pode usufruir ao utilizar a plataforma de facility management Infraspeak:

• Plataforma na nuvem, acessível em qualquer local através da internet
• Maior mobilidade para as equipas técnicas (app Infraspeak)
• Utilização intuitiva e simples, acessível a todos os profissionais que trabalham na manutenção e gestão de ativos
• Possibilidade de gerar relatórios com indicadores que dizem respeito à manutenção preventiva e corretiva, custos, fluxos de existências, entre outros.
• Comunicação em tempo real de dados sobre o estado dos equipamentos e infraestruturas, que permite resolver as ocorrências de forma mais célere
• Possibilidade de reportar avarias para clientes e acompanhá-las em tempo real
• Redução das emissões e consumo de energia, graças ao aumento da eficiência na manutenção dos equipamentos e gestão de edifícios
• Decisões mais informadas e assertivas, com base em informação atualizada e fiável
• Melhor serviço e experiência do utilizador final
• Processos e fluxos de trabalho otimizados, comunicação simplificada e menor risco de erros ou duplicação de informação
• Elevado nível de customização e possibilidade de integração com ERP ou outros softwares.

Integração da plataforma Infraspeak com ERP: um universo de possibilidades

Conforme vimos, o potencial de customização e a integração com alguns dos principais softwares de ERP do mercado fazem da Infraspeak uma plataforma que se ajusta às necessidades específicas de cada cliente.

Hoje em dia, a integração de sistemas e software é, cada vez mais, imprescindível para as empresas, que se veem imersas numa complexa rede de operações, infraestruturas e sistemas que necessitam de estar ligados e comunicar entre si, de forma a impulsionar os resultados e manter níveis de performance elevados.

A boa notícia é que não precisa de abdicar das soluções de gestão que já utiliza, fazer novos investimentos ou perder tempo na aquisição de novas soluções para dar resposta às mudanças e ao ritmo acelerado a que vive o seu negócio.

Se trabalha com soluções de ERP como as disponibilizadas pelo grupo Pontual (Sage, PHC, Cegid Primavera/Ekon), temos equipas prontas a ouvir as suas necessidades e a desenhar um plano de integração das duas ferramentas – Infraspeak e ERP – centralizando a informação e trazendo benefícios para a sua gestão de stocks, clientes, vendas, e outros aspetos essenciais da sua operação.

Listamos algumas das vantagens da integração da plataforma de facility management Infraspeak com um dos nossos ERPs:

• A sincronização automática de informação relativa a stocks, clientes e serviços entre os dois sistemas elimina os registos duplicados;
• Otimização de gestão de inventário e criação automática de faturas ou outro tipo de documentos;
• Diminuição do erro humano e aumento da produtividade
• Análise das operações e elaboração de relatórios simplificada
• Previsão de cenários mais certeira graças à fiabilidade dos dados das plataformas, que, por sua vez, acelera a tomada de decisão.

Integrar o seu ERP com a plataforma de facility management Infraspeak vai ter também um impacto muito positivo nas suas equipas – quem não gosta de sentir que o trabalho flui, a gestão das tarefas se torna menos penosa e é fácil aceder a todo o tipo de informações e dados atualizados? Simplificar as suas operações através da integração de software vai ajudá-lo a ter equipas mais satisfeitas e produtivas.

A Pontual é parceira da Infraspeak para o mercado ibérico. Se desejar saber mais sobre a plataforma de facility management mais eficiente do mercado, contacte-nos – estamos disponíveis para implementar a plataforma nas suas operações de manutenção ou até integrá-la com o ERP que já utiliza.

“A comunicação externa das empresas deve ser um reflexo real das experiências dos seus colaboradores e candidatos”

Com quase duas décadas de experiência em Recursos Humanos e passagens por empresas como KIRCHHOFF Automotive, Faurecia, Sanitop e Inter Ikea, Adriana Oliveira tem atualmente a cargo a gestão de RH da Pontual, desafio que abraçou com o intuito de trazer “mais felicidade” ao grupo empresarial de soluções de IT para negócios. Com certificação Chief Happiness Officer, Adriana acredita que, seja na vida pessoal ou profissional, é “a paixão e o entusiasmo que nos tornam pessoas lutadoras e comprometidas”. É através de iniciativas de Employer Branding e de promoção do bem-estar dos colaboradores que procura trazer essa paixão para o universo da Pontual.

Apesar de ser um termo cada vez mais em voga junto das empresas, ainda há muitas pessoas que não sabem o que é o Employer Branding. Em que consiste este conceito?

É importante distinguir Employer Branding de Employer Brand – este último diz respeito à forma como a empresa é vista enquanto marca empregadora (se é, por exemplo, uma empresa inovadora, segura, dinâmica, entre outros aspetos). Por outro lado, Employer Branding, o termo de que tanto se fala, implica um conjunto de ações, técnicas e iniciativas cujo objetivo é promover uma perceção e experiência positiva dos colaboradores ou candidatos junto das empresas.

Atualmente, ser uma marca empregadora robusta é ainda mais importante, pois vivemos num mundo supercompetitivo e globalizado. Hoje, são as pessoas que escolhem onde querem, e de que forma querem trabalhar. Assim, uma marca empregadora forte, robusta, transparente e que comunica de forma alinhada com a realidade das organizações é essencial nos dias de hoje. Esse aspeto é, aliás, determinante, pois não basta comunicar bem – essa comunicação deve ser um reflexo real das experiências dos colaboradores e candidatos às empresas.

Até porque as empresas estão cada vez mais expostas. Seja nas redes sociais, nos media, ou noutros canais, o que é dito escapa ao seu controlo. Na Pontual, é importante, primeiro, que os colaboradores se sintam satisfeitos – eles são os nossos maiores embaixadores, com o potencial de inspirar novos colegas a trabalhar connosco. E depois desse trabalho, que é sobretudo interno, alinhamos estratégias de comunicação que fortaleçam a nossa marca empregadora.

Dentro das políticas de Employer Branding podemos, aliás, falar de duas vertentes – a atração de candidatos e a que acabas de mencionar, interna, com maior foco na retenção de talento. Ambas são relevantes num contexto de escassez de RH, sobretudo na área das TI. Como é a política da Pontual nesse sentido? Que tipo de iniciativas têm sido levadas a cabo pela empresa?

É verdade. Mas eu não me identifico com a expressão “reter talento”. Prefiro usar a expressão “cuidar do talento”. E quando as pessoas se sentem cuidadas, se sentem bem, ficam. As pessoas dificilmente deixam os lugares onde são felizes, e é aqui que a Pontual se posiciona: em criar uma experiência de trabalho positiva, feliz, enriquecedora, de muita proximidade e partilha.

Atualmente, na Pontual, temos várias iniciativas que reforçam a nossa cultura. Alguns exemplos são o pequeno-almoço com o CEO, em que, uma vez por mês, fazemos uma troca informal e partilha de experiências entre o António Teixeira, CEO da Pontual, e os colaboradores. Para além disso, oferecemos uma folga remunerada no dia de aniversário, seguro de saúde, prémio de produtividade e prémio anual de bem-estar, uma política de teletrabalho e horário flexível, bem como dias temáticos com surpresas, Happy Hours todos os meses, ginástica laboral, oferta de experiências para os filhos dos colaboradores, entre outras.

No Portal do Colaborador da Pontual disponibilizamos todas as informações e recursos que possam necessitar, com espaço para sugestões de melhoria e um inquérito de felicidade. Todos os anos também temos o grande evento da Pontual, o Together, em que reunimos as nossas equipas e delegações num convívio que já nos levou a diferentes locais do país, sempre com iniciativas e momentos de diversão que também são muito apreciados pelos nossos colaboradores.

Outro dos termos em voga é o de Salário Emocional, que nos remete para um conjunto de aspetos a ter em conta na satisfação dos colaboradores e que vão muito além da questão financeira e salarial. Quais sente que são os aspetos mais valorizados pelos colaboradores da Pontual?

Os aspetos mais valorizados dependem muito de colaborador para colaborador, da fase da vida em que cada um está e das suas necessidades. Nós tanto temos pessoas com 25 anos como outras com 60, e isso implica ter criatividade para conseguir encontrar benefícios que motivem e promovam a felicidade em todos. Transversalmente, diria que as iniciativas mais valorizadas são a folga remunerada no dia de aniversário, o prémio anual de bem-estar, o teletrabalho e as Happy Hours.

Ter uma cultura empresarial sólida é um dos vetores do Employer Branding, mas num contexto de trabalho híbrido e numa estrutura descentralizada como a da Pontual, que tem várias delegações em todo o país e Espanha, poderá ser desafiante manter uma cultura e valores fortes. Concorda? De que forma é que a Pontual procura contornar esse desafio?

O trabalho híbrido é atualmente uma condição no mundo das empresas tecnológicas. Hoje, já todos conhecemos muitas ferramentas e metodologias que nos permitem trabalhar de forma remota, e a questão da distância geográfica deixou de ser um entrave. Acima de tudo, importa criar todas as condições para que a comunicação seja fluida, estejamos onde estivermos.

Na Pontual dispomos de vários canais de comunicação e momentos de partilha em equipa, online e presenciais. Ao longo do ano, temos 4 grandes momentos de encontro entre equipas e delegações com as nossas Reuniões Gerais de Colaboradores (RGC’s), bem como as Reuniões Gerais de Equipa (por departamento). Estes são os momentos mais formais, focados em resultados, em objetivos, em estratégia.

Depois, temos momentos informais que também reforçam, e muito, a nossa cultura, como alguns já mencionados. A ginástica laboral, por exemplo, tem transmissão online para todas as delegações, incluindo Espanha, e por isso, acaba por envolver-nos a todos. O importante é estarmos sempre conectados, criando relações próximas e contribuindo todos para um ambiente de trabalho positivo e feliz; as ferramentas ou métodos que utilizamos acabam por ser secundários. Os nossos colaboradores têm de sentir que fazem parte de um ambiente de trabalho onde são ouvidos e envolvidos nas decisões, de forma próxima e humanizada.

Considera que a aposta nesta área é algo que se virá a manter, não só na Pontual, mas também de forma generalizada, no futuro? Quais sente que poderão ser os próximos passos a dar para atrair e reter cada vez melhor talento?

Vivemos numa sociedade muito dinâmica, acelerada, com necessidade de inovar constantemente, muito propensa em parecer e não em ser, muito preocupada em mostrar e não em vivenciar. Considero que é preciso abrandar e tomar consciência de tudo o que se passa à nossa volta. É muitas vezes no silêncio e na calma que encontramos as melhores respostas. Eu quero acreditar que, também nas empresas, o futuro passará por mais empatia, por mais aceitação, por mais inclusão, verdade e respeito. Na minha perspetiva é aqui que as empresas podem-se diferenciar umas das outras, e desta forma atrair e cuidar dos melhores talentos. É importante que as pessoas possam ser autênticas nas organizações, sem máscaras nem artifícios, e que se sintam cuidadas, conectadas e ouvidas.