Categoria: Software

Num mundo com os negócios cada vez mais em constante evolução, tomar decisões com base em informações precisas é crucial para o sucesso de qualquer empresa. A era da subjetividade está a passar a ser um conceito do passado, dando agora lugar à utilização de dados concretos e análises objetivas para guiar estratégias e ações empresariais.

De facto, de acordo com um estudo da McKinsey, as empresas que utilizam análises de dados para guiar a sua estratégia têm 23 vezes mais probabilidade de adquirir novos clientes e 19 vezes mais probabilidade de serem mais lucrativas. Dados que comprovam o quão impactante é esta mudança de paradigma na gestão das empresas.

Neste contexto, o software de Business Intelligence (BI) Nectari surge como uma poderosa ferramenta que permite que recolher, analisar e interpretar dados, para que as empresas consigam tomar decisões mais assertivas.

Ao longo deste artigo iremos explorar algumas das principais vantagens do Nectari, nomeadamente como esta solução simplifica a gestão de um negócio através de métricas fiáveis e insights valiosos para otimizar a tomada de decisões empresariais.

Vantagens do Nectari

O Nectari é uma plataforma de Business Intelligence que se destaca pela sua capacidade de integrar dados de diversas fontes, gerar relatórios personalizados e apresentar informações complexas de forma clara e acessível.

Algumas das principais vantagens deste software incluem:

• Visualização avançada de dados: o Nectari possui recursos de visualização de dados intuitivos, como gráficos, tabelas dinâmicas e dashboards interativos, tornando a análise de dados mais rápida e eficiente.
• Acessibilidade em tempo real: o software permite que as empresas acedam a dados atualizados em tempo real, algo fundamental para tomar decisões ágeis num ambiente de negócios dinâmico.
• Fácil utilização: mesmo para aqueles sem conhecimentos técnicos avançados, o Nectari tem uma utilização muito intuitiva (user friendly). A sua interface permite que os utilizadores explorem e manipulem os dados com grande facilidade.
• Integração: o Nectari é capaz de se integrar com uma série ampla de fontes de dados, desde bases de dados internas, ERPs, CRM, aplicações Cloud, entre outras, garantindo que todas as informações relevantes sejam consideradas.
• Previsões: o software oferece recursos de análise preditiva, ou seja, permite que as empresas antecipem tendências futuras com base em padrões passados, uma funcionalidade essencial para um planeamento estratégico mais assertivo.

Como gerir um negócio por métricas com o Nectari

A transição de uma gestão subjetiva para uma gestão baseada em métricas é um passo significativo para o crescimento e a eficiência de qualquer negócio. O Nectari desempenha um papel fundamental nesta transição, dando às empresas capacidade para monitorizar e avaliar o desempenho através de indicadores-chave (KPIs), entre outras métricas relevantes.

Exploremos então algumas das suas principais funcionalidades.

    1. Definição de metas e KPIs claros

Com o Nectari, as empresas podem definir metas específicas e mensuráveis e, em seguida, monitorizá-las através de KPIs. Estas métricas permitem que os gestores e líderes identifiquem quer áreas de sucesso, quer aquelas que requerem melhorias.

    2. Identificação de oportunidades e desafios

Ao analisar os dados de forma objetiva, esta solução permite que as empresas identifiquem oportunidades emergentes e desafios que podem ter passado despercebidos numa abordagem subjetiva.

    3. Acompanhamento do desempenho em tempo real

O software Nectari permite que as empresas acompanhem o seu desempenho em tempo real, o que possibilita tomada de decisões mais proativas e a correção atempada de estratégias se e quando necessário.

    4. Análise de tendências e padrões

Com o poder das análises preditivas do Nectari, as empresas podem identificar tendências e padrões e, assim, antecipar necessidades dos clientes e adaptar-se a mudanças do mercado.

    5. Tomar decisões com base em dados

Ao usar o Nectari para tomar decisões, as empresas minimizam o risco de tomar decisões com base em suposições ou intuições, aumentando a eficiência e o sucesso geral do negócio.

A evolução de um negócio da subjetividade para uma gestão baseada em métricas é uma mudança estratégica e poderosa para qualquer empresa. Ao adotar essa abordagem, as organizações ganham uma grande vantagem competitiva no mercado, ganhando mais agilidade e assertividade nas suas decisões.

O Nectari, enquanto uma poderosa ferramenta de Business Intelligence, capacita e agiliza a recolha, o processamento e a interpretação de dados para as empresas, gerando insights valiosos que impulsionam o seu sucesso.

Enquanto empresa consultora de TI e parceira da solução Nectari, a PONTUAL está comprometida a ajudar empresas a tirar o máximo partido das diversas potencialidades do Nectari para transformarem os seus negócios.

Fale com um consultor e transforme a sua empresa.

O Microsoft Office 365 é cada vez mais uma ferramenta de eleição entre empresas que procuram substituir ou implementar um novo sistema de intranet. No entanto, ainda existem muitos empresários que desconhecem o potencial da plataforma e os seus benefícios. Se é um deles, leia o artigo e fique a perceber porque deve escolher o Microsoft 365 para alavancar os resultados da sua organização.

Assegurar a produtividade e a segurança dos colaboradores num contexto de trabalho híbrido e remoto é o mote do Microsoft 365, mas ainda há muitos casos de colaboradores que desconhecem todas as possibilidades oferecidas pela ferramenta.

O Microsoft 365 é uma plataforma cloud-based que permite o acesso seguro a aplicações e informações da empresa de forma centralizada, a partir de qualquer dispositivo e em qualquer local. Uma das suas aplicações mais conhecidas é o Sharepoint, uma intranet e portal de colaboradores onde estes têm acesso a todas as informações e novidades partilhadas pela empresa. Mas existem muitas mais possibilidades.

Porque escolher o Microsoft 365?

Partilha de dados e documentos otimizada

Conforme vimos, muitas empresas já utilizam o Sharepoint ou até o One Drive para gerir e armazenar documentos. Porém, é possível ter ganhos de produtividade e uma partilha ainda mais otimizada com o SharePoint Online do Microsoft 365, que conta com uma interface de utilizador melhorada, facilitando a gestão de documentos em arquivos baseados na nuvem e partilha de documentos sem descontinuidades. Para além disso, tem a vantagem de libertar os colaboradores da sobrecarga técnica de gerir o seu próprio servidor e infraestruturas no local de trabalho.

A integração do SharePoint Online com o Microsoft Teams ajuda também os colaboradores a comunicar de forma eficiente durante a criação de documentos e tarefas de gestão.

Ferramentas de produtividade em qualquer lugar e a qualquer altura

O Microsoft 365 combina a computação em nuvem com um conjunto de aplicações móveis, que fomentam a produtividade dos colaboradores da empresa em mobilidade. Estejam em viagem, no escritório ou em casa, as equipas beneficiam do acesso às aplicações individuais como o Word, Excel, Power Point, Teams, entre outras. Para além disso, através do Power Apps, é possível desenvolver aplicações à medida das necessidades da sua empresa e torná-las acessíveis a partir de dispositivos móveis.

Colaboradores mais ativos e envolvidos

Usado em redes sociais populares como o Facebook ou Linkedin, o formato feed é já muito simples e intuitivo para a maioria das pessoas. Assim, as ferramentas Microsoft 365, que se baseiam também na lógica de feed, não implicam uma elevada curva de aprendizagem para os colaboradores, que facilmente começam a navegar e a absorver as funcionalidades das plataformas. Isto significa que a interação com o conteúdo é também simplificada e mais orgânica.

O Teams e o Yammer (ferramenta mais vocacionada para grandes empresas) da suite Microsoft 365 permitem às organizações criar grupos de discussão e comunidades específicas para, por exemplo, determinados departamentos. Sejam likes, comentários ou fóruns de discussão, muitas vezes ferramentas como o Teams acabam por ser mais simples e intuitivas de usar para os colaboradores do que, por exemplo, escrever um email.

Automação de Processos Inteligente

Uma das maiores dificuldades das empresas atualmente prende-se com a gestão de processos. O Microsoft 365 e a plataforma Power disponibilizam formulários online prontos a usar, e ferramentas que asseguram uma melhor gestão do fluxo de trabalho e armazenamento de dados.

Plataformas de Comunicação Eficientes

Numa grande organização, a comunicação abrange uma vasta gama de atividades, muitas das quais se apoiam numa intranet corporativa ou uma solução de trabalho em equipa. Uma intranet permite-lhe, entre outras tarefas, fornecer serviços e informação, construir ou reforçar a cultura da empresa e disponibilizar um núcleo central para os funcionários que queiram saber mais sobre iniciativas globais e explorar recursos.

Ferramentas de pesquisa sofisticadas

Normalmente, os utilizadores navegam por ficheiros e pastas de forma a encontrar os documentos e informações que necessitam. Porém, este é um processo frequentemente frustrante e ineficaz, uma vez que os documentos se perdem em pastas desorganizadas. Por sua vez, as funções de pesquisa são mais eficazes para encontrar e utilizar o conteúdo. As capacidades de pesquisa empresarial dentro do Microsoft 365 foram aprimoradas durante muito tempo através do trabalho de algumas das maiores empresas em todo o mundo, e depois integradas na plataforma de forma a proporcionar uma experiência de pesquisa mais robusta e eficaz. Entretanto, a Microsoft lançou também uma funcionalidade que permite integrar fontes de conteúdo externas através de conectores incorporados e opções personalizadas.

Melhoria contínua e retorno do investimento garantidos

O software tradicional, instalado localmente na empresa, requer manutenção regular, correções e atualizações que podem ser bastante custosas a nível financeiro e de tempo. Com o Microsoft 365, os utilizadores beneficiam de uma plataforma em constante evolução, com novas capacidades lançadas mensal ou trimestralmente. Assim, a sua equipa de TI não tem de atualizar a sua plataforma e pode concentrar-se nos serviços essenciais para o negócio.

Todos os pontos abordados neste artigo conduzem ao desfecho ideal: um retorno sobre o investimento (ROI) positivo! O Microsoft 365 permite aos colaboradores substituir um conjunto de softwares datados, desintegrados e pouco eficientes por uma plataforma de serviços integrados com inúmeros benefícios no que toca à otimização de processos, compliance e cibersegurança. Tudo somado, resulta num aumento da produtividade com custos mais baixos.

Quer saber mais sobre todo o potencial que a ferramenta Microsoft 365 tem para lhe oferecer? Contacte-nos!

Já tem um software de gestão na sua empresa, mas começou a sentir que a solução que detém atualmente está a ficar aquém das suas necessidades? A ideia de mudar de ERP não surge do dia para a noite. Pelo contrário: aos poucos, as pequenas falhas, ineficiências e limitações começam a acumular-se, trazendo impactos negativos para a gestão do seu negócio. Leia o nosso artigo e fique a saber quais as principais razões para mudar de ERP, a melhor altura para o fazer e como colocar em marcha um plano de ação.

Os motivos que levam à necessidade de trocar de ERP podem ser de várias ordens, e muitas vezes as razões até podem ser positivas. O negócio tem crescido ou foram criadas novas linhas de produto e serviços? Vai apostar na internacionalização da sua empresa? O software de gestão que adotou é pouco intuitivo para os seus colaboradores, ou as suas funcionalidades tornaram-se obsoletas? Está preocupado com questões relacionadas com a segurança da informação? Deve lembrar-se que sempre que há alterações na sua indústria ou setor de atividade, é essencial que o ERP as acompanhe, sob pena de se tornar desatualizado e pouco eficiente.

Há quem defenda que um ERP pode tornar-se obsoleto num período de entre 5 a 10 anos. No entanto, este intervalo também varia de caso para caso. Estas são algumas das principais razões que levam à necessidade de mudar de software de gestão nas empresas.

5 Razões para mudar de ERP

Crescimento da empresa
O crescimento dos negócios leva, muitas vezes, a que as ferramentas de gestão utilizadas deixem de dar uma resposta adequada às necessidades dos gestores. Crescimento pode significar mais processos de compra e venda, maior número de encomendas, novos produtos ou serviços, novos mercados, entre outros. Tudo isto implica a criação de novos processos dentro da empresa, que devem também fazer parte do sistema de ERP.

Fusão ou Aquisição de Empresas
Pode também ser importante mudar de ERP quando há fusões ou aquisições de empresas. Se for esse o seu caso, o software de gestão atual pode não deter todas as funcionalidades essenciais para dar resposta à mudança. Assim, nesta situação deve avaliar se é importante fazer um upgrade ou até mudar para um ERP que permita assegurar as necessidades do negócio no curto, médio e longo prazo.

Tecnologia ultrapassada e falhas de segurança
Nos tempos que correm, as mudanças tecnológicas atingem por vezes velocidades vertiginosas. O que funcionou no passado pode tornar-se rapidamente desajustado, e se o seu ERP não tiver atualizações frequentes, a solução pode não só tornar-se obsoleta, mas também contraproducente – isto acontece se, por exemplo, precisar de muito tempo para analisar e mitigar os erros das plataformas, o que pode levar à perda de competitividade da sua empresa.

Por outro lado, é essencial que os dados da empresa estejam sempre seguros. Se suspeita que há ameaças à integridade da informação, deve contactar um parceiro habilitado, como a Pontual, para proceder à análise da segurança do seu ERP e fazer as alterações necessárias, salvaguardando a confidencialidade da informação e impedindo que a credibilidade da sua empresa no mercado esteja em risco. Esta mudança pode passar por complementar a solução de ERP atual com ferramentas adicionais ou por uma mudança total de software de gestão.

Suporte ineficiente por parte do prestador de serviços
As necessidades de suporte e apoio técnico devem ser prontamente asseguradas pela empresa responsável pela implementação do software de gestão. Se sentir que a empresa parceira não é suficientemente proativa ou célere na resposta aos pedidos de suporte, ou se a formação dada aos colaboradores da sua empresa for insuficiente, poderá estar na altura de mudar de ERP (e de fornecedor!).

Solução pouco escalável
A escalabilidade é uma das caraterísticas mais importantes num ERP, independentemente do setor de atividade. Por escalabilidade entende-se a capacidade do software em adaptar-se ao crescimento do negócio, dando resposta a novas necessidades sem constrangimentos na atividade da empresa. Um sistema de ERP pouco escalável pode rapidamente deixar de dar resposta às necessidades e obrigar a uma mudança.

Um bom fornecedor de soluções de software de gestão consegue não só indicar-lhe a solução mais adequada e a sua escalabilidade, mas também, quando necessária, a integração de sistemas, o desenvolvimento de add-ons para o ERP, entre outros serviços que lhe permitem beneficiar de um ecossistema de IT totalmente integrado e agilizado.

Estas são algumas das principais razões identificadas pelos gestores que despoletam o processo de mudança de ERP nas empresas. No entanto, existem outras. Analise os tópicos abaixo e, caso se reveja em algumas destas situações e não haja outra solução à vista, pode ser importante ponderar a mudança de ERP:

• Utilizo várias bases de dados na minha empresa
• Os meus colaboradores queixam-se de que o ERP é demasiado complexo e criaram processos paralelos para registo de informação
• Utilizo vários sistemas de software independentes que carecem de integração
• Os motivos pelos quais adquiri o meu ERP já não são válidos atualmente
• Os meus colaboradores não receberam formação adequada para utilizar o ERP
• Não tenho acesso a um suporte adequado nem documentação técnica que ajude a resolver problemas do ERP

Já decidiu que está mesmo na altura de trocar de software de gestão? Por onde pode, então, começar e quais os aspetos a considerar? As questões de calendário também são importantes, uma vez que levar a cabo uma nova implementação de ERP implica tempo e disponibilidade das equipas.

Quando devo mudar de ERP?

Comecemos por ver alturas em que não deve iniciar o processo de mudança de ERP.

Assegure que as equipas envolvidas no processo têm disponibilidade, e não estão a atravessar nenhum pico de trabalho. É essencial também que elementos centrais no projeto não estejam ausentes ou de férias. Departamentos como vendas, marketing ou recursos humanos e administrativo têm normalmente inputs relevantes sobre as suas necessidades que impactam a customização do ERP, por isso certifique-se de que a agenda dos envolvidos estará mais liberta para esta atividade.

O departamento financeiro é particularmente afetado por períodos de maior volume de trabalho, como por exemplo, os fechos de contas no final do ano. Os negócios sazonais obrigam a esforços maiores por parte das equipas de vendas e marketing em determinados períodos do ano, como o Verão ou Natal, e por isso, se é este o seu caso e está a ponderar trocar o software de gestão nessa altura, pode ser melhor reavaliar a sua decisão.

Quando alcançar a (árdua) tarefa de conciliar a disponibilidade das equipas, está na altura de iniciar a mudança!

Implementar um plano de ação para mudar de ERP

Avalie as suas necessidades
Alguma vez pensou em comprar um par de sapatos sem saber o número que calça? Com um ERP, não é assim tão diferente. Se não tiver um entendimento profundo das suas necessidades, vai ser mais difícil escolher a solução adequada.
Comece por registar quais são as necessidades do negócio – as suas e dos seus colaboradores e departamentos da empresa. Pode conduzir breves entrevistas para recolher essa informação, se for necessário. Identifique também processos específicos, requerimentos do seu setor de atividade e quais as ferramentas e competências necessárias para lhes dar resposta.

Escolha um ERP adaptado ao seu setor
Por mais óbvio que pareça, nem sempre os gestores de empresas escolhem um software de gestão adaptado ao seu setor de atividade. Ao preferir uma solução de ERP genérica, estes gestores podem estar a investir dinheiro e recursos numa ferramenta que não vai estar adaptada às necessidades do negócio. Um ERP para a indústria terá certamente módulos e funcionalidades diferentes de um ERP para a área do retalho ou até um software de gestão para clínicas de saúde, por isso, tenha este fator em conta na hora de planear a mudança.

Opte por um parceiro de implementação de referência
Um ERP é uma ferramenta com um grande potencial de melhoria de processos e resultados das empresas. No entanto, o projeto de implementação da solução não está isento de possíveis falhas, má comunicação com o parceiro, falta de formação das equipas e/ou suporte ineficiente.

A Pontual dispõe de uma equipa de consultores de ERP com uma experiência de 30 anos no mercado, e um portfólio de soluções para os mais diversos setores de atividade. Das ferramentas standard ao nível máximo de customização, implementamos soluções em centenas de clientes e acompanhamos todo o processo, do planeamento à entrega do projeto, incluindo formação e suporte.

Contacte-nos para mais informações!

O setor industrial tem vindo a passar por diversas mudanças, e também as ferramentas tecnológicas acompanham essa evolução. Hoje, é já impossível dissociar as ferramentas de gestão e ERP’s das empresas industriais, e os empresários que ainda não fizeram esta aposta podem passar ao lado de grandes oportunidades. Neste artigo, exploramos algumas das principais vantagens de um ERP para a indústria e os principais atributos que devem fazer parte desta solução.

Desde os anos 80 que a trajetória de desenvolvimento dos ERP’s tem vindo a ser feita de forma ascendente. Os softwares de gestão – que surgiram, aliás, vocacionados para dar resposta a necessidades da indústria e setor transformador – têm vindo a desenvolver-se nas últimas décadas, abrangendo novos módulos, funcionalidades e possibilidades. Hoje, os ERP’s são cada vez mais essenciais ao bom funcionamento das empresas, sendo que, como refere o Panorama Group, o setor que atualmente mais utiliza as ferramentas de gestão a nível global é, precisamente, o da indústria (33%).

Apesar desta forte ligação ao setor, muitos empresários da indústria ainda desconhecem o potencial dos ERP’s e como esta ferramenta pode influenciar, inclusive, a longevidade das suas empresas. Comecemos, então, por perceber o que é um ERP.

As definições de ERP na internet abundam – em quantidade e diversidade – mas, se nos concentrarmos no essencial, um ERP (sigla para Enterprise Resource Planning) é uma ferramenta de gestão que liga e integra todos os departamentos e áreas de uma empresa de forma a otimizar processos e partilhar informação fiável e atualizada entre os seus utilizadores. Não se trata, na maior parte das vezes, de uma solução standard, que serve para todos os tipos de empresas, mas sim, o resultado de um processo de estudo, desenvolvimento tecnológico e implementação que deve ser adaptado a cada caso.

Através de um ERP, é possível gerir tarefas que vão do controlo sobre a cadeia de fornecimento e gestão da produção (chão de fábrica), aos serviços de índole administrativa como a contabilidade, faturação e gestão de Recursos Humanos.

Funcionalidades essenciais para ERP’s da Indústria

Vejamos, então, quais são as principais caraterísticas que um ERP para a indústria deve ter:

Controlo de Produção

Um ERP deve permitir fazer uma gestão completa do chão de fábrica, assegurando o controlo e visualização de toda a produção. Torna-se assim possível controlar os prazos de entrega, avaliar rendimentos e perdas, desempenho de equipas e oportunidades para otimizar o processo.

Flexibilidade

As necessidades das empresas mudam com frequência, e por isso, uma das caraterísticas obrigatórias para um ERP vocacionado para a indústria é a flexibilidade. Sempre que há uma mudança estratégica, poder adaptar o ERP de forma a definir novos indicadores de desempenho (KPI) e métricas que forneçam aos gestores insights sobre o negócio e maior poder de ação são grandes-mais valias de um ERP.

Personalização e Escalabilidade

Nunca é demais referir que uma solução de ERP para a indústria deve ser desenvolvida tendo em conta as especificidades do setor. Não há soluções one-size-fits-all, e até dentro da indústria, cada setor terá as suas particularidades. O seu parceiro de implementação do ERP deve fazer um levantamento exaustivo das suas necessidades de forma a, posteriormente, desenvolver a solução mais adequada possível. Importa ainda que a solução esteja preparada para ser escalável, isto é, passível de ser modificada.

Integração entre áreas

Incluir todos os departamentos e integrar setores no ERP elimina a repetição de tarefas e automatiza processos manuais. Isto evita, por exemplo, que os colaboradores vão buscar informações ao sistema e voltem a ter que inseri-las numa fase posterior. É essencial, assim, unificar a gestão da empresa através do acesso centralizado à informação.

Quando a ferramenta de ERP é configurada tendo em conta estes pressupostos, torna-se muito mais fácil beneficiar das suas vantagens, potenciando os resultados da empresa.

Vantagens da utilização de um ERP para a Indústria

Da poupança de tempo e dinheiro ao aumento de produtividade e eficiência, as empresas que apostam na implementação de uma ferramenta de ERP deixam de conseguir imaginar-se sem ela. Vejamos, então, as vantagens de um ERP para a indústria:

Aumento da produtividade

Com um ERP, torna-se muito mais simples gerir prazos diários de forma sistemática. As bases de dados centralizam a informação num único local, ajudando a otimizar cada recurso. Tudo isto faz com que seja muito mais fácil desenvolver planeamentos estratégicos e tomar decisões rápidas, gerando assim, aumentos significativos de produtividade.

Poupança de tempo e dinheiro

Um bom ERP vai ajudá-lo a poupar e, consequentemente, a aumentar os lucros da sua empresa.

Os processos de automatização de tarefas e centralização da informação ficam restritos a uma única plataforma, o que descarta a necessidade de revisão da informação e a acumulação de documentos em papel. Os softwares de gestão ajudam a reduzir a margem de erro, poupar tempo e dinheiro em soluções de software alternativas, fomentando a eficiência dos colaboradores.

Mais eficiência na produção de relatórios e previsões

Quando não existem ferramentas que permitem fazer uma análise e gestão adequada de stocks e da cadeia de fornecimento, as empresas correm o risco de acumular stock indesejado, ou o contrário: num pico de procura, haver escassez.

Um ERP ajuda os gestores a eliminar o erro e otimizar a produção e os processos de compras, vendas e inventário. Torna-se mais simples fazer previsões com base no histórico de vendas, reduzindo o risco de acumular ou não ter stock suficiente. Esta área é conhecida como Business Intelligence (BI) e é uma das grandes tendências atuais na esfera da tecnologia aplicada aos negócios.

O BI permite que as empresas respondam e analisem mais rapidamente grandes volumes de dados, permitindo a produção de relatórios de forma intuitiva por parte de qualquer colaborador e libertando o departamento de TI para outras tarefas. Tudo isso a partir de dashboards intuitivos e user-friendly, a partir dos quais é possível gerar relatórios mais fáceis de interpretar, graças ao design e gráficos apelativos, e sem grande investimento de tempo.

Maiores níveis de colaboração entre equipas

A consolidação da informação numa só plataforma ajuda ao aumento da eficiência e produtividade das equipas, tornando a colaboração entre departamentos mais orgânica e simples. Por outro lado, um ERP ajuda a eliminar redundâncias e a manter a consistência e rigor da informação dentro da organização.

Dados mais seguros

Os dados são um dos ativos mais valiosos para as empresas de hoje, e é cada vez mais essencial mantê-los seguros. Para além disso, os gestores podem também customizar os acessos e restrições à informação. No passado, a tecnologia dos ERP’s não estava tão apurada no que diz respeito à segurança dos dados, mas atualmente, estas ferramentas já fazem, inclusive, atualizações automáticas, eliminando o risco de roubo de informação.

Maior mobilidade e flexibilidade

Os ERP’s já podem também ser acedidos a partir de smartphones, tablets, e PC’s em qualquer altura e local, graças à tecnologia Cloud. Isto é especialmente vantajoso para os gestores comerciais, que podem facilmente aceder à ferramenta durante deslocações a clientes, ou para gestores de produção em chão de fábrica, armazéns e lojistas, que podem assim fazer uma melhor gestão da informação.

Esperamos que este artigo ajude a esclarecer as suas dúvidas sobre porque deve investir numa solução de ERP para a indústria. Em breve, vamos também disponibilizar o Guia Completo de Implementação de ERP para a Indústria, um e-book que o vai ajudar a perceber como proceder, passo a passo, para implementar com sucesso um software de gestão, entre outros aspetos. E, caso tenha outras questões, é só contactar-nos!

Deixe-me começar com uma questão: quanto tempo (e dinheiro) perde na gestão e processamento de documentos em tarefas repetitivas?

Já agora: quantas vezes procura documentos perdidos ou em parte incerta?

Talvez já tenha duplicado faturas, com o inconveniente de ter de pedir desculpa ao seu cliente. Ou teve de pagar aquela coima que podia ter sido evitada… se organizar tudo fosse mais fácil.

Sem esquecer a redução de custos e a gestão de espaço. E se fosse possível reduzir os armários e as capas de arquivo?

Tudo isso pode ser confuso e desestabilizador para os contabilistas e para as empresas que são suas clientes. Em particular quando estes problemas reais e do dia a dia causam atritos entre ambos. Já passou por isto, certo?

Não precisa continuar assim.

A solução para poupar tempo todos os dias

Sabemos que está numa fase complicada, com excesso de trabalho, com o monte de documentos a crescer. A ideia de adicionar mais uma coisa à sua lista pode parecer opressora.

Foi por isso que fizemos do Arquivo Digital uma ferramenta simples, intuitiva e cheia de automatizações que vão poupar-lhe muito tempo, todos os dias.

Para que possa ser o desejado parceiro estratégico dos negócios dos seus clientes.

Como o Arquivo Digital aumenta a produtividade

Vamos descobrir as muitas formas de como o Arquivo Digital ajuda a aumentar a sua produtividade todos os dias.

Com o Arquivo Digital vai…

1. Saber sempre o estado dos seus documentos e processá-los com 2 cliques. Carregar, arquivar, contabilizar e consultar os seus documentos a partir de uma única ferramenta.
2. Receber e enviar documentos de forma simples por via digital – pode escolher a melhor forma de carregar os seus documentos através dos 6 métodos diferentes que Arquivo Digital Bizdocs dispõe (Carregamento de documentos a partir do Portal, aplicação Mobile, E-mail, Impressora Virtual Print to Bizdocs, Digitalizador Bizdocs ou a sua Multifuncional).
3. Converter os documentos em papel em documentos digitais num abrir e fechar de olhos – Todos os documentos carregados no Arquivo Digital Bizdocs são convertidos em PDF totalmente pesquisáveis, devido ao OCR (Reconhecimento Automático de Caracteres).
4. Fazer a contabilização de documentos em segundos – com possível integração com o seu software de contabilidade que executa a correspondência entre o movimento contabilístico e o documento que lhe deu origem, nunca esquecendo o cumprimento do DL 28/2019, ficando com o seu arquivo digital contabilístico legal.
5. Pesquisar documentos por nome, por cliente, por número, data, por valor… Através do OCR (Reconhecimento Automático de Caracteres) e uma pesquisa do tipo Google nunca foi tão fácil encontrar os seus documentos.
6. Partilhar documentos em segurança e apenas com quem desejar – Usando a ação de “Partilhar”, pode partilhar os documentos via E-mail ou WhatsApp.
7. Ter todos os documentos dos clientes guardados e organizados no seu arquivo próprio – através da ação “Arquivar” pode arquivar os documentos numa estrutura de pastas digital usando a estrutura que lhe propomos ou com a facilidade de criar uma estrutura de pastas que vá de encontro com a realidade do seu cliente.
8. Beneficiar de segurança topo de gama – encriptação de dados, acessos restritos a utilizadores com respetiva rastreabilidade, sistema de backups automáticos com redundância dos dados.
9. Poupar tempo ao usar um sistema de organização prático e de acesso imediato às pastas de cada cliente – Deixe para trás o método tradicional de entrega de documentos (viagens, trânsito, estacionamento, correio, …). Com o Arquivo Digital Bizdocs e acesso à internet consegue carregar, organizar e consultar os seus documentos a partir de qualquer lugar. O Arquivo Digital Bizdocs é compatível com Desktop, Mobile e Tablet.
10. Livrar-se de blocos de armários e montes de pastas reduzindo custos e ganhando espaço – optimize o seu escritório e estruture a sua organização de pastas de uma forma digital.
11. Aumentar a produtividade evitando fazer uma e outra vez tarefas repetidas.
12. Ganhar confiança graças à sincronização total, para que tenha sempre a informação mais recente à sua mão e quando quiser.
13. Eliminar as perdas de tempo em que fica sem acesso aos seus documentos, os pedidos para partilha de informação e outros obstáculos. Com o Arquivo Digital Bizdocs aceda aos seus documentos sempre que quiser e a partir de qualquer lugar.
14. Trabalhar onde e quando quiser e usar qualquer dispositivo, seja um computador, tablet ou telefone – o Arquivo Digital Bizdocs é compatível com diferentes tamanhos de ecrãs, podendo aceder a todas as suas funcionalidades e aos seus documentos em qualquer lugar desde que com acesso à internet.

Tudo isto faz do Arquivo Digital Bizdocs a solução perfeita para fornecer mais e melhor informação aos seus clientes, que hoje necessitam de dados detalhados para tomar decisões sobre as suas empresas.

O Arquivo Digital Bizdocs permite-lhe uma capacidade de automatização que lhe oferecer enormes ganhos de produtividade.

Sandra Quental
Head of Sales & Pre-Sales SMB, Process, QA & Support – Bizdocs

A era digital está a revolucionar o mundo dos negócios, e hoje cada vez mais a informação é um ativo estratégico com impacto nos resultados.

Estes são alguns dos benefícios competitivos que uma solução de Business Intelligence acrescenta à sua organização:

• Conhecer melhor o estado do negócio e prever o futuro.
• Saber a produtividade das equipas e os produtos ou serviços mais lucrativos.
• Saber onde intervir para melhorar a rentabilidade.
• Tomar decisões mais acertadas que se reflitam no melhoramento dos processos e dos resultados financeiros.
• Criar relatórios diários, semanais, mensais, trimestrais ou anuais de forma rápida e com dados fidedignos.

Ainda assim, uma das principais dúvidas é saber quais os dashboards que é possível gerar com uma solução de Business Intelligence. Por isso mesmo partilhamos alguns exemplos:

Tudo isto e muito mais é possível com a nossa solução UP-BIA, um software que lê os dados do seu ERP ou CRM para criar painéis inteligentes com informação de valor, facilmente acessível.

Estes dashboards são totalmente personalizados às necessidades dos clientes, para se adaptarem à realidade de cada empresa e de cada departamento.

Comece a interpretar o que lhe diz o negócio e dê o próximo passo para profissionalizar a gestão com soluções de Business Intelligence.

O Lémure é uma aplicação 100% Web, cujo principal objetivo é simplificar a gestão e possibilitar que os utilizadores possam aceder ao sistema em qualquer dispositivo e a partir de qualquer lugar.

Com funcionalidades como faturação, contas correntes, compras e gestão de stocks, existem duas funcionalidades que acreditamos serem diferenciadoras, são elas:

• o acesso a dashboards de apoio à gestão e à decisão, que permitem conhecer o seu negócio de uma forma visual e simples, sem necessidade de recurso a filtros e listagens para posterior tratamento de dados
• a possibilidade de enviar e-mails e/ou SMS aos seus clientes promovendo assim uma relação de maior proximidade.

Quantas vezes guarda documentos no sistema e quando necessita de os consultar para inserir informação nas comunicações mensais obrigatórias ou mesmo para utilização para novos atos notariais, demora uma enormidade de tempo?

Quando os documentos a guardar apenas têm utilidade num determinado registo, devem guardar o documento associando-o ao registo.

Quando os documentos a guardar dizem respeito ao outorgante, estes devem ser guardados associando-os ao outorgante. Desta forma, sempre que consultar esse outorgante, todos os documentos associados, ficarão acessíveis imediatamente para consulta.

Para tirar maior partido das funcionalidades do Software AVANCE, consulte e inscreva-se na Academia PONTUAL, ficando a par não só das novidades que lhe apresentamos como também, terá a possibilidade de conhecer melhor as ferramentas que já estão ao seu dispor.

Numa altura em que deve ser evitado o contacto direto com pessoas e objetos, o Cartão de Cidadão é um dos meios de possível contágio.

Pensando na proteção dos próprios Notários e Colaboradores, a PONTUAL apresenta o UP CDATA, uma ferramenta essencial que permite a recolha de dados do cartão de cidadão, de uma forma ÁGIL, SEGURA e SEM ERROS de digitação, registando-os no seu software de gestão.

No processo, é gerado um PDF com a informação recolhida, documento esse arquivado na ficha do contribuinte.

Mesmo com a ausência do Cartão de Cidadão, a aplicação permite ao utilizador a importação de dados do contribuinte através do site das finanças.

Com o UP-CDATA, todos os dados dos outorgantes serão inseridos de uma maneira mais dinâmica e flexível permitindo uma maior produtividade.