Categoria: Software

13 Set 2019
O que é um software de gestão? 1

O que é um software de gestão?

Por definição, um Software de Gestão é um programa informático que permita a uma organização ou empresa agilizar os seus processos internos, dando-lhes uma maior fiabilidade.

Este tipo de software tem como principal objetivo assistir os seus colaboradores, diminuindo ou mesmo eliminando erros operacionais e permitindo completar algumas tarefas rotineiras.

A possibilidade de disponibilizar a informação necessária no momento da tomada de decisão, faz com que estas ferramentas sejam imprescindíveis para qualquer tipo de empresa, independentemente do seu setor de atividade, área geográfica de atuação ou volume de faturação.

Estes softwares são desenhados para responder de forma eficaz a uma variedade de requisitos transversais a qualquer tipo de processo de negócio, tendo ainda a obrigação (alguns) de garantir a conformidade com a legislação aplicável, em cada país.

Tipos de software de gestão

Decidir qual o tipo de software a utilizar na sua organização, nem sempre é um caminho simples e linear. Diferentes tipos de negócios, possuem áreas distintas que podem/devem ser geridas através de software.

No entanto, o recurso a software de gestão para algumas destas áreas, não só é recomendável como ainda obrigatório.

Alguns exemplos:

    • Software para Faturação e Gestão
      Em Portugal, o seu uso é obrigatório assim como a necessidade de que este esteja devidamente certificado pela Autoridade Tributária.
      (https://www.lemure.pt/)

 

    • Timesheets
      Software específico para a contabilização do tempo gasto pelas equipas, nos vários projetos em curso, permitindo análises de rentabilidade de colaboradores e clientes.

 

    • Arquivo de Ficheiros e Partilha de Informação
      A possibilidade de ter um arquivo centralizado e seguro dos ficheiros da organização, devidamente protegido e com políticas de segurança perfeitamente definidas.

 

    • Software de Business Intelligence
      Este tipo de software, permite a consolidação de grandes volumes de dados provenientes de várias origens, de forma a disponibilizar um conjunto de Dashboards (gráficos/painéis de gestão) onde poderá “visualizar” todas as variáveis imprescindíveis para a gestão da sua atividade.
      (https://www.pontualsoftware.com/up-bia-3/)

 

    • Software para Gestão de Imobilizado

 

    • Software para Gestão do Parque de Equipamentos e Viaturas

 

    • Software de Contabilidade
      Sendo de caráter obrigatório, apenas se deve preocupar com este item, se possuir serviço de contabilidade interna. Caso contrário, se subcontratar esta função a um escritório externo, será esta entidade que seguramente trabalhará com este tipo de software.

 

    • Software para Gerir a Relação com o cliente (CRM)
      Não sendo obrigatório, é praticamente indispensável nos dias que correm.
      (www.tobeflow.com)

 

 

  • Entre outros (Software para Processamento de Vencimentos, Software para a Gestão dos Recursos Humanos, …)

 
Como escolher o software de gestão mais adequado à sua empresa ou organização?

Existem vários fatores a considerar, aquando da escolha do software de gestão:

  • Capacidade interna para a Gestão do Parque Informático

    Se a sua organização possui já uma infraestrutura informática devidamente atualizada e “acautelada”, poderá considerar a instalação do software que necessita nessa mesma infraestrutura.Se isso não acontecer ou ainda se se identificar com as atuais tendências, poderá manter o seu software em sistemas Cloud. Desta forma, não terá que se preocupar com a segurança da informação nem gastar dinheiro na manutenção do seu parque informático e respetivas licenças de software.

Note que é válida a opção por cenários mistos, onde utiliza software em Cloud, juntamente com outro disponíveis internamente.

  • Orçamento disponível

    É incontornável a forma como o orçamento disponível limita a aquisição de software. Se de facto é o caso, lembre-se de que não precisa de adquirir tudo de uma só vez, podendo priorizar as suas necessidades e planear devidamente essa aquisição.Não esquecer de que hoje em dia maior parte do software não é “vendido” mas sim “alugado”, modelo de negócio que se identifica por (SaaS – software as a service). Isto diminui o impacto financeiro na implementação de software nas empresas e, em alguns casos, permite-lhe ajustar mensalmente, o nível de serviço contratado, face às necessidades atuais da sua empresa.

Para ambos os casos, existem ainda recursos adicionais que lhe permitirão um investimento mais moderado e faseado.

Teremos todo o gosto em partilhar consigo as soluções que temos ao dispor.

23 Jul 2019
Como escolher o melhor software jurídico? 2

Como escolher o melhor software jurídico?

A utilização de software específico para a gestão das tarefas diárias de um Advogado é essencial nos dias que correm, independentemente de ser uma Sociedade de Advogados, um Departamento Jurídico no seio de um Grupo de Empresas ou Advogados que exercem a atividade autonomamente no seu escritório.

O software de gestão aplicado a esta realidade ajuda o Advogado ou Equipa na organização das Agendas e Tarefas diárias, facilitando o cumprimento dos prazos processuais e promovendo rigor e eficácia na gestão financeira.

O arquivo digital de Documentos e Comunicações por Email é uma das áreas com mais expressão, quando analisada a distribuição do tempo de trabalho, pelas diversas atividades das equipas. Também aqui a tecnologia promove melhorias significativas, uma vez que todos os documentos de facto importantes para determinado processo, são concentrados no âmbito do mesmo, evitando longas pesquisas em sistemas de arquivo de documentos isolados.

A utilização de um software específico resulta numa melhor partilha de informação e de documentos por toda a equipa, permitindo que cada Advogado tenha mais tempo para investir na relação com os seus clientes, potenciando serviços melhores e mais completos.

E quando o tema atual é (continua a ser) a Integração, tudo se precipita para a necessidade de utilização deste tipo de ferramentas, eliminando trabalho redundante e os erros humanos que daqui podem advir, quando necessitamos de inserir a mesma informação em sistemas distintos.

 

Fatores-chave para considerar qual é o melhor software jurídico para implementar na sua empresa

1. Defina Prioridades

Um primeiro passo na seleção do software a adotar, é ter presente todos os problemas atuais que pretende ver resolvidos, bem como a sua visão a curto, médio e longo prazo do que será o sistema de informação ideal para a sua sociedade ou departamento jurídico.

Quais as prioridades? Descentralizar o acesso à informação e documentação dos processos? Centralizar o arquivo de informação de forma a garantir o cumprimento das regras que a já-não-tão-recente-diretiva RGPD obriga? Melhorar toda a componente de controlo financeiro?

Mais do que fazer a escolha acertada, trata-se de investir com consciência.

2. Escolha um Parceiro e não apenas um Software

Com tantas opções disponíveis no mercado, será relativamente fácil decidirmos pelo leque de funcionalidades que todas oferecem. Mas será que todas fazem sentido para a sua realidade? Ou ainda, será que no momento atual, todas fazem sentido?

São questões atuais e importantes, mas que nos remetem para uma conclusão mais assertiva: a escolha deve ser feita não só em função do Software mas também em função do Parceiro que conhece a sua organização, as suas necessidades e que, além de implementar o software, estará ao seu lado para o acompanhar em todo processo, com capacidades técnicas para proceder a todos os ajustes e alterações que necessite.

3. Dê toda a importância ao atendimento e ao suporte

Um software é uma ferramenta que será usada todos os dias e por todas as pessoas no escritório. É provável que, em dado momento, alguém precise de ajuda, sendo certo de que apenas em 40% dos casos essa ajuda estará confinada ao software em causa.

Sendo assim, escolher um Parceiro que ofereça um bom atendimento e seja conhecedor dos detalhes organizacionais/funcionais que tornam a sua atividade única é fundamental para evitar dores de cabeça e perdas de tempo.

Ao iniciar as conversas com os candidatos, além da componente tecnológica, avalie as questões de comunicação e atendimento. Teste as diferentes formas de contacto que lhe são propostas. Avalie a disponibilidade dos vários intervenientes e tire todas as suas dúvidas sobre o funcionamento do helpdesk.

E lembre-se de que hoje em dia a tecnologia também nos permite estar muito próximos, sem necessariamente habitarmos na mesma cidade!

4. Prefira soluções de software em cloud

Muitos Advogados manifestam ainda alguma relutância na utilização de softwares em Cloud, preferindo soluções que possam ter sob o mesmo teto. Hoje em dia, estamos certos de que não é, de todo, a melhor opção.

Soluções em Cloud permitem-lhe estar mais seguro, no que diz respeito ao Arquivo de Documentos e Informação em geral. São soluções práticas de usar, pois estão disponíveis a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que para isso exista uma ligação à Internet. A opção por Parceiros que possuam as infraestruturas em Cloud em Território Nacional ou com serviços subcontratados a empresas com esta especialidade e em solo nacional, dão-lhe uma camada adicional de confiança.

Neste cenário, risque do seu orçamento a Aquisição e Manutenção de Servidores, Licenciamento de Sistemas Operativos ou Gestores de Bases de Dados e Aquisição de Sistemas de Backup para as vitais Cópias de Segurança da Informação.

Tudo estará on-line, acessível com total segurança, disponível em qualquer lugar e a qualquer hora, sob responsabilidade da empresa contratada.

5. Acautele o futuro

O que hoje achamos que não vamos precisar, pode rapidamente vir a ser um requisito essencial e vital para a organização.

Soluções fechadas, standard, sem previsão de evolução, são seguramente estradas sem saída, com um fim à vista e que o levarão a uma repetição de todo o processo de aquisição de software. Se ainda contabilizar todos os custos diretos e indiretos que teve com a formação de pessoas, não será certamente um cenário agradável.

Por outro lado, existem soluções adaptáveis, configuráveis, que lidam com estas variáveis de forma mais controlada e assertiva. Se o Parceiro em causa for o próprio produtor do software, avalie a disponibilidade do mesmo para desenvolvimentos específicos/à medida, caso venham a ser uma necessidade no futuro. Em alguns casos, há inclusivé a possibilidade de assegurar a evolução do software através dos chamados “Contratos de Continuidade”.

6. Envolva as equipas na decisão

Por último, mas não menos importante: todos os elementos da equipa deverão fazer parte da decisão. Este fator assume um papel primordial, pois estabelece um compromisso tácito e vinculativo, que se reflete no dia a dia em atitudes positivas na procura de melhorias para a solução.

Quer saber mais?

14 Jan 2019
5 razões para atualizar as aplicações do Office 3

5 razões para atualizar as aplicações do Office

Quer ser mais produtivo? Faça o download das aplicações mais recentes do Microsoft Office 2016, com segurança incorporada e já incluída na sua subscrição. Em seguida, leia as nossas cinco sugestões sobre como as utilizar para trabalhar melhor.

1 – Trabalhe sem problemas com anexos modernos
Anexe um ficheiro a um e mail através de uma lista de documentos acedidos recentemente. Quando anexa um ficheiro do OneDrive, pode definir permissões de destinatário, anexá lo como uma cópia e não só.

2 – Cocriação em tempo real
Quando os utilizadores estão a trabalhar num documento guardado em segurança no OneDrive para Empresas ou no SharePoint, podem ver de imediato as alterações de todos os intervenientes. A isto chama se colaboração sem problemas.

3 – Conte a sua história com dados
Graças a Obter e Transformar no Excel 2016, pode procurar origens de dados, estabelecer ligações e dar lhes as mais variadas formas. Em seguida, pode partilhar os seus resultados ou utilizar a sua consulta para criar relatórios.

4 – Refine a apresentação das suas ideias
Crie diapositivos verdadeiramente apelativos. O Estruturador do PowerPoint pode apresentar automaticamente diversas ideias, todas baseadas no seu conteúdo e no conteúdo dos seus utilizadores.

5 – Utilize a nova funcionalidade “Diga-me”
Basta começar a escrever na caixa de texto “Diga me o que pretende fazer” no Word, Excel ou PowerPoint. Obtenha ajuda rapidamente para tudo o que precisar, desde alertas de segurança a formatação.

12 Nov 2018
Soluções Cloud – Soluções que facilitam negócios todos os dias. 4

Soluções Cloud – Soluções que facilitam negócios todos os dias.

Imagem de Data Centers - Disponibilidade, segurança e performance para responder às necessidades do negócio

 

Preocupe-se com o seu negócio e largue os problemas de TI.
Fale connosco e garantimos a exigência da sua empresa com a garantia da melhor performance e qualidade.

Total segurança dos dados e equipamentos
Suportados numa infraestrutura robusta, confiável e de elevada eficiência energética, os Data Centers asseguram níveis de redundância e condições ambientais ótimas.

Equipas Técnicas
Especializadas na operação e gestão de sistemas para que as empresas se possam focar na atividades centrais do seu negócio.

Eficiência e Segurança
Excelência na respostas às necessidades de segurança, disponibilidade e fiabilidade das empresas nacionais e internacionais

Controlo de custos
Redução de custos e diminuição do investimento, quer operacional, que der gestão e manutenção.

 

Data Centers em Portugal

05 Fev 2018
Taxonomias – O seu Sage Ajuda-o a Cumprir 5

Taxonomias – O seu Sage Ajuda-o a Cumprir

Já tem os seu Código de Contas com as Taxonomias preenchidas?

 

Taxonomias no Código de Contas obrigatório para exercícios a partir de 2017

A Portaria nº 302/2016 altera a estrutura de dados do ficheiro SAF-T, que inclui informação contabilística complementar, levando a mais uma transformação digital na Contabilidade. A inclusão de taxonomias na estrutura do SAF-T(PT) tem como objetivo imediato permitir que o envio da IES em 2018, para reporte do exercício contabilístico de 2017, seja consideravelmente simplificado.

Para apoiar o alinhamento dos planos de contas com os novos planos de taxonomias, a Sage já tem disponível nas soluções de Contabilidade um facilitador de classificação e reorganização dos planos de contas.

Se tem dúvidas nós podemos ajudar.

Mais informações aqui.

15 Jan 2018
PRIMAVERA disponibiliza nova solução Valuekeep Mobile 6

PRIMAVERA disponibiliza nova solução Valuekeep Mobile

A PRIMAVERA informa que está disponível uma nova aplicação móvel de gestão de manutenção, o Valuekeep Mobile, que substitui o anterior Add-on “Mobile App – Work Report”. Esta nova solução permite controlar no terreno toda a atividade de Manutenção e surge com inúmeras melhorias tecnológicas e uma maior abrangência funcional.

Para além das funcionalidades existentes no anterior Add-on, este novo produto incorpora novas opções no módulo de Report de Trabalho e inclui novos módulos de Pedidos de Manutenção e de Gestão de Trabalho, estando disponível nos sistemas operativos Android e Windows 10 (estará também disponível para IOS durante 2018).

O novo Valuekeep Mobile tem um custo único por empresa, independentemente do número de utilizadores licenciados.

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08 Nov 2017
Office 365

Office 365

cloud

Organize e compartilhe
Crie e compartilhe seu conteúdo de forma segura de qualquer aplicativo e dispositivo do Office, aceda a partir do seu PC ou Smart Phone, escolha quem participa e colabora em tempo real em suas conferências on-line.

 

cloud

Acesso simultâneo
Os seus colaboradores e colegas podem aceder às últimas versões dos arquivos, mesmo ao mesmo tempo, e trabalhar sempre na atualização mais recente arquivada na Nuvem.

 

cloud

Custos Reduzidos
Com as ferramentas introduzidas na nuvem e de fácil acesso, pode reduzir os seus custos de alojamento e alocar recursos para desenvolver o seu negócio, otimizando os seus investimentos.

cloud

Configuração e Suporte
Os nossos especialistas configuram-lhe o seu Office 365 e desta forma todos os seus recursos ficaram prontos a usar, eles dão-lhe todo o suporte para a migração da conta de e-mail. Pode contactá-los 7 dias por semana.

 

Contacte-nos para saber mais!

08 Nov 2017
Cloud

Cloud – Infraestrutura redundante, de elevada performance e com custos controlados.

1- Não há necessidade de executar manutenção no servidor
Você não precisa mais gerir o seu próprio hardware e software eliminando os custos de manutenção e eletricidade.

2- Custos reduzidos
Quando as suas aplicações ou base de dados são executados na nuvem, a equipa de suporte de TI não precisa de se preocupar com os servidores, redes e suporte.

3- Melhora o fluxo de caixa
Quando há necessidade de implementar um sistema grande e que requeira o uso de vários servidores e softwares, também é necessário um investimento inicial igualmente extenso. Porém, ao usar a mesma tecnologia na nuvem, os encargos normais são cobrados mensalmente como uma despesa operacional, em vez de uma despesa de capital. Isso melhora o fluxo de caixa de uma empresa.

4- Computação móvel é facilitada
A maioria das empresas têm protocolos de segurança complicados, mas com o acesso à nuvem, a possibilidade de acesso em qualquer lugar ou dispositivo aumenta imenso.

5- Melhor integração com outros sistemas
A nuvem foi projetada com o propósito de ter uma fácil interoperabilidade, o que adiciona a opção para uso atual ou futuro de produtos adicionais.

6- Implementação mais rápida
As soluções Cloud são geridas e alojadas no Datacenter que proporciona melhor performance, segurança e qualidade no sistema.

7- Data Backups
Os servidores locais correm o risco de sofrerem danos físicos e acidentes. Em caso de ocorrência, você pode perder todos os seus dados contidos nesse equipamento.
Na nuvem, os seus dados são alojados e replicados, o que é chamado de redundância. Isso significa que as informações são copiadas para pelo menos dois locais, então, se um deles falhar, você não perderá nenhum dos seus dados.

 

Contacte-nos para saber mais!

08 Nov 2017
Falha de Internet

Nunca mais perca informação importante por falha na ligação à Internet

Com o PHC CS Web, não perde a informação que está a registar, mesmo quando há falhas nas ligações à Internet. Tanto em Intranet (utilizada pelos colaboradores da empresa) como em Extranet (utilizada pelos clientes da empresa), já é possível guardar em memória a informação que está a introduzir. A informação fica guardada na sessão do “browser” em que o utilizador se encontra.

Com fazer? Não podia ser mais simples: basta ativar o parâmetro “Proteger dados com sessionstorage” e está a garantir que ao reentrar na aplicação, toda a informação que já tinha sido introduzida será automaticamente recuperada.

Mais informações aqui!

08 Nov 2017
Explorador de dados

Novo explorador de Dados PHC CS WEB

Prepare-se para tomar decisões fundamentadas, em qualquer lugar.

Disponibilizamos aos nossos clientes, o Explorador de Dados. Esta ferramenta permite ao gestor a criação das suas próprias análises de gestão, sem ter de recorrer a código de programação.

O Explorador de Dados está disponível na Intranet (de forma idêntica à que já existia nas gamas Advanced e Enterprise em Desktop). Isto significa que a partir de agora, através do PHC CS Web, consegue aceder aos seus dados em qualquer local, através de um browser de Internet. Para além de poder criar novas explorações de dados, tem também disponíveis todas as explorações que já tiver em Desktop.

Veja mais detalhe aqui!