3 Dicas para o seu fecho de Ano

Com a aproximação do final do ano e com 2020 a espreitar, aproveitamos para vos deixar 3 dicas que entendemos serem importantes para fechar o ano na vossa empresa de forma tranquila, atendendo aos desafios do ano que se avizinha.

1. Inventário :: Contagem e Comunicação

Nunca como agora foi tão importante fazer uma correta gestão e controlo do inventário de existências da sua empresa.

O controlo do stock é fundamental na gestão de uma empresa, uma vez que dependendo do investimento realizado em mercadorias e consumíveis, caso não se faça uma correta gestão do inventário de existências, a empresa poderá enfrentar sérias dificuldades operacionais e financeiras.

Até dia 31 de janeiro 2020, como vem sendo hábito nos últimos anos, sujeitos passivos com um volume de negócios igual ou superior a 100.000€ ou com contabilidade organizada, terão que comunicar à AT o inventário de existências das suas empresas referente a 31 dezembro 2019. De acordo com a Portaria nº126/2019, que entra em vigor no dia 1 de janeiro de 2020, a comunicação dos inventários à AT deverá conter, além da identificação e quantidade, a valorização total de cada produto. Esta regra já é válida para a comunicação dos inventários referentes ao período de tributação de 2019, que será submetida até dia 31 de janeiro.

Até 2019 apenas eram comunicadas à AT as quantidades em stock de cada produto, sendo que as empresas enviavam a valorização do inventário apenas para a Contabilidade, por volta do mês de maio, para o encerramento das contas do ano fiscal anterior. Com esta alteração legislativa, este procedimento é antecipado e até 31 de janeiro, no ficheiro a enviar devem comunicar as contagens de cada produto, assim como a sua valorização, sendo que esta informação será depois aproveitada pela Contabilidade para o encerramento de contas.

Estrutura do ficheiro XML (a gerar pela aplicação) ou CSV (disponível portal finanças):

É, por tudo isto, aconselhável que façam regularmente contagem dos produtos em stock e não apenas no final do ano. Sugerimos que, por exemplo, semanalmente ou quinzenalmente, selecionem um conjunto de produtos a inventariar e façam a sua contagem e, se necessário, a sua correção no ERP, desta forma vão mantendo o stock controlado e gerido ao longo do ano.

2. Séries para 2020

Existem 2 formas de utilização das séries dos documentos fiscais nos ERP’s, ou têm uma série contínua, ou a cada novo ano criam uma nova série. Em ambos os casos existem alguns cuidados que devem ser considerados nas séries a utilizar em 2020.

Para quem opta por ter uma série anual, que vence no final do ano fiscal, deverão ter o cuidado de, no final do ano ou início do ano seguinte, antes de emitem qualquer documento fiscal relativo ao novo ano, criarem novas séries para os seus documentos de venda.

Para aqueles que, por sua vez, optam por ter uma série contínua, que não vence por isso no final do ano e cuja numeração continua de uns anos para os outros, não tem que ter nenhum procedimento específico na mudança de ano, no que se refere à criação de novas séries, a não ser que tenham a mesma série criada em tipos de documentos idênticos, conforme se explica de seguida.

Este ano, considerando que a 1 de janeiro de 2021, terão que comunicar à Autoridade Tributária (AT) as séries em uso e as séries que irão utilizar em 2021, devem ter em atenção que se tiverem mais do que um documento do mesmo tipo (fatura, fatura-recibo, fatura simplificada, nota crédito ou débito, guia transporte ou de remessa, etc), não devem colocar em documentos idênticos a mesma série de faturação, caso contrário não irão conseguir comunicar à AT as séries.

Por exemplo: Caso tenham 2 documentos do tipo fatura, “Fatura A” e “Fatura B”, não podem atribuir a mesma série às duas, apesar de serem documentos distintos no ERP, são o mesmo tipo de documento para as questões fiscais, “Fatura”, logo não podem ter a mesma identificação da série. Para quem costuma utilizar como série o “ano”, neste caso terão que, nestes casos, colocar, por exemplo “Série 2020A” para “Fatura A” e “Série 2020B” para “Fatura B”

3. A Importância das Cópias de Segurança

Está provado que o fim de ano é uma das alturas mais “sensíveis” a ciber ataques e, estando as empresas focadas no fecho do seu ano fiscal, para além de que as festividades fazem com que por vezes nos descuidemos de alguns procedimentos, é fundamental termos o plano de contingência sempre a funcionar: as cópias de segurança

Onde existe informação e dados tem que existir um plano de prevenção para a eventualidade de os perdermos.

Atualmente, com os constantes ciber ataques, que se juntam às tradicionais ameaças à perda de dados, como falhas no equipamento (computador, servidor ou disco), dados corrompidos, erro humano, roubos, incêndios e desastres naturais, é ainda mais importante tratarmos o tema da segurança como prioridade nas nossas empresas.

Ter um sistema de cópias de segurança é indispensável no tratamento de dados. Temos que estar preparados para uma eventual perda de dados e por isso ter uma garantia que, caso isso aconteça, temos uma forma simples e rápida de os repor sem prejudicar, ou prejudicando o mínimo possível, o dia a dia das nossas empresas.

Assim, sugerimos estas 3 regras para a realização dos backups:

• • Identifique o que precisa incluir no backup, quais os ficheiros, documentos, base de dados, etc., que são importantes para que a sua empresa funcione normalmente e confirme se os mesmos estão a ser considerados nas cópias de segurança a realizar regularmente;

• • Deve ter um dispositivo externo para armazenar os dados de backup – esse dispositivo deve ser desligado após a realização do backup e só o devem voltar a ligar antes do novo backup ocorrer. O problema do dispositivo estar sempre ligado ao equipamento (servidor ou postos), é que em caso de ataque e vírus, existe forte probabilidade do mesmo ser também afetado;

• • Deve realizar uma cópia de segurança diária, uma semanal, por exemplo para Cloud (caso já não usem um sistema de backups diários em cloud) e devem ter uma cópia de segurança, por exemplo mensal, armazenada fora das instalações da empresa num lugar seguro, para a eventualidade de todos os outros mecanismos falharem;

• • Deve utilizar um software de backup que envie uma comunicação a informar se o backup foi realizado com sucesso ou se ocorreu alguma falha, de forma a poderem resolver o problema caso ocorra.

Para mais informação: