Digitalização de documentos com o Bizdocs

Sabia que a digitalização de documentos fiscais relevantes é agora válida a nível legal? Já pode desfazer-se das montanhas de papéis!

Isto tornou-se possível com a entrada em vigor do Decreto-Lei 28/2019. Agora, já não é  obrigatório guardar o arquivo em papel durante 10 anos.

Hoje em dia, existem soluções tecnológicas de Arquivo Digital – como o Bizdocs – que garantem conformidade legal e permitem agilizar o processo de tratamento e arquivo dos documentos essenciais para o seu trabalho assim como a Digitalização Automática dos mesmos.

E se é contabilista, estas soluções tecnológicas são ainda mais importantes, pois sabemos o quanto os processos contabilísticos tradicionais são morosos, manuais e baseados em papel. Para o setor da contabilidade, o Arquivo Digital de Documentos é crucial porque permite aos contabilistas serem mais rápidos, eficazes e organizados, assumindo um papel cada vez mais ativo no apoio à gestão das empresas clientes.

O que é a Digitalização Automática de Documentos?

É a forma como consegue transformar documentos em papel para documentos digitais, seja através de um scanner, de uma impressora multi-funções, ou até mesmo de uma fotografia tirada diretamente com o telemóvel.

Este processo permite carregar automaticamente os seus documentos para um sistema de pastas e, assim, ficarão devidamente organizados e classificados consoante a sua natureza (recibos, faturas, guias, …).

Mas como é que o Bizdocs garante uma digitalização dos seus documentos em conformidade legal que lhe permita eliminar os papéis do seu escritório?

O Bizdocs está equipado com uma solução para a digitalização segura e eficaz dos documentos, o Digitalizador Bizdocs. É um scanner portátil, leve e de elevada performance, com configurações específicas para digitalizar e enviar qualquer documento (sejam talões, recibos, faturas, …) em segurança e com qualidade para o seu Arquivo Digital, com apenas um toque.

O Bizdocs Mobi (para empresas de qualquer dimensão) corrige a imagem para garantir a melhor qualidade e orienta os seus documentos para a posição original.

Como é que implementar um processo de Digitalização Automática de Documentos vai ajudar a minha empresa?

1.       Poupança de Tempo 

As horas que gasta a organizar, procurar documentos, processar e inserir dados são reduzidas ao tempo de tirar uma fotografia com o telemóvel ao documento para que este fique automaticamente disponível no seu Arquivo Digital.

2.       Maior rigor

Processos manuais estão sempre suscetíveis a enganos, mas com a digitalização automática dos documentos fiscais evitará erros que poderia cometer caso fizesse todo o tratamento e lançamento de forma manual.

3.       Redução de espaço físico e mais organização

Se os documentos passam a estar digitalmente arquivados, num sistema em conformidade com a lei, não necessita de continuar a guardar esses documentos em papel. Já pode remover os armários e pastas que precisava para manter o seu arquivo físico e, assim, consegue um ambiente de trabalho mais livre e organizado.

4.       Saber sempre onde está o documento 

Nunca mais perca tempo à procura de um documento em tantas pastas: a informação que precisa passa a estar disponível em poucos cliques. Poderá pesquisar pelo nome do cliente, tipo de documento, número de identificação fiscal ou até pelos valores da fatura. Para além disso, consegue aceder a todos os dados onde quer que esteja e através de um telemóvel, computador ou tablet.

5.       Receber e partilhar informações com facilidade e rapidez

Se é contabilista, saiba que com a digitalização dos seus processos, o seu cliente consegue carregar diretamente, e em tempo real, todos os seus documentos (por exemplo, com uma simples fotografia tirada do telemóvel), de forma a que fiquem automaticamente partilhados consigo. Da mesma forma, se precisar de partilhar algum documento com os seus clientes, o documento está disponível para que partilhe, apenas com quem quiser.

6.       Total segurança das informações

A encriptação blindada de última geração e os níveis de acesso totalmente parametrizáveis, fazem com que os seus documentos em formato digital estejam exclusivamente disponíveis para quem deles necessita. Os servidores onde se encontra armazenada a informação estão equipados com sistemas de segurança biométricos e em vigilância 24 horas por dia.

7.       Redução do impacto ambiental 

Com esta solução, a sua empresa passa a ser amiga do ambiente e a contribuir diretamente para um Planeta mais verde e saudável.

A redução de custos, o aumento da produtividade e a poupança de tempo permitirá manter-se relevante num mercado cada vez mais competitivo.

Não perca tempo, conheça melhor esta solução: