Microsoft 365: ¿qué es y qué ventajas tiene para tu empresa?
Microsoft 365 se está convirtiendo en una de las herramientas más utilizadas por las empresas que buscan sustituir o implantar un nuevo sistema de intranet. Sin embargo, todavía hay muchos empresarios que desconocen el potencial y las ventajas de la plataforma. Este artículo te ayudará a entender cómo esta plataforma te permitirá mejorar la gestión de tu organización.
Garantizar la productividad y la seguridad del espacio de trabajo de los empleados en un contexto de trabajo híbrido es el objetivo de Microsoft 365, una plataforma basada en la nube que permite el acceso seguro a las aplicaciones e información de la empresa, todo de forma centralizada, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Una de sus aplicaciones más conocidas es Sharepoint, una herramienta de gestión documental y trabajo en equipo; pero dispone de muchas más funcionalidades.
¿Por qué elegir Microsoft 365?
Optimización del intercambio de datos y documentos
Como hemos comentado, muchas empresas ya utilizan Sharepoint o incluso One Drive para gestionar y almacenar documentos, pero el aumento de la productividad y un uso compartido son aún más ágiles con SharePoint Online de Microsoft 365, que cuenta con una interfaz de usuario mejorada, lo que facilita la gestión de documentos en archivos basados en la nube y el uso compartido de documentos sin problemas. Además, tiene la ventaja de liberar a los empleados de TI de parte de la gestión de la infraestructura tecnológica de la empresa.
La integración de SharePoint Online con Microsoft Teams también ayuda a los empleados a comunicarse eficazmente durante las tareas de creación y gestión de documentos.
Herramientas de productividad en cualquier momento y lugar
Microsoft 365 combina la computación en nube con un conjunto de aplicaciones móviles que impulsan la productividad de los empleados de la empresa. Sea durante sus desplazamientos, en la oficina o en su casa, los equipos se benefician del acceso a aplicaciones individuales como Word, Excel, Power Point, Teams, entre otras. Además, a través de Power Apps, es posible desarrollar aplicaciones adaptadas a las necesidades de su empresa y hacerlas accesibles desde dispositivos móviles.
Empleados más activos y participativos
Utilizado en redes sociales populares como Facebook o Linkedin, el formato feed ya es muy sencillo e intuitivo para la mayoría de las personas. Así, las herramientas de Microsoft 365, que también se rigen por la lógica de los feeds, no implican una curva de aprendizaje elevada para los empleados, que empiezan a navegar y asimilar fácilmente las características de las plataformas. Esto significa que la interacción con el contenido también se simplifica y es más orgánica.
Teams y Yammer (una herramienta más orientada a grandes empresas) de la suite Microsoft 365 permiten a las organizaciones crear grupos de discusión y comunidades específicas para, por ejemplo, determinados departamentos. Ya se trate de likes, comentarios o foros de debate, herramientas como Teams suelen resultar más sencillas e intuitivas de utilizar para los empleados que, por ejemplo, escribir un correo electrónico.
Automatización inteligente de procesos
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas hoy en día es la gestión de procesos. Microsoft 365 y la plataforma Power proporcionan formularios y herramientas en línea listos para usar que garantizan una mejor gestión del flujo de trabajo y almacenamiento de datos.
Plataformas de comunicación eficientes
En una gran organización, la comunicación abarca una amplia gama de actividades, muchas de las cuales dependen de una intranet corporativa o de una solución de trabajo en equipo. Una intranet permite, entre otras tareas, ofrecer servicios e información, construir o reforzar la cultura de la empresa y proporcionar un núcleo central para los empleados que quieran saber más sobre iniciativas globales y explorar recursos.
Herramientas de búsqueda sofisticadas
Los usuarios suelen navegar por archivos y carpetas para encontrar los documentos y la información que necesitan. Sin embargo, esto suele ser un proceso frustrante e ineficaz, ya que los documentos se pierden en carpetas desorganizadas. En cambio, las funciones de búsqueda son más eficaces para encontrar y utilizar contenidos. Las capacidades de búsqueda empresarial dentro de Microsoft 365 se han mejorado a lo largo del tiempo gracias al trabajo desarollado en algunas de las empresas más grandes del mundo que luego se han integrado en la plataforma para proporcionar una experiencia de búsqueda más sólida y eficaz. Asimismo, Microsoft 365 también ha lanzado una función que permite integrar fuentes de contenido externas a través de conectores incorporados y opciones personalizadas.
Mejora continua y retorno de la inversión garantizado
El software tradicional, instalado localmente en la empresa, requiere un mantenimiento periódico, revisiones y actualizaciones que pueden resultar muy costosas tanto en tiempo como en dinero. Con Microsoft 365, los usuarios se benefician de una plataforma en constante evolución, con nuevas funcionalidades lanzadas mensual o trimestralmente. De este modo, el equipo de TI no tiene que actualizar la plataforma y puede centrarse en los servicios esenciales de la empresa.
Todos los puntos tratados en este artículo conducen al resultado ideal: ¡un retorno de la inversión (ROI) positivo! Microsoft 365 permite a los empleados sustituir una suite de software anticuada, no integrada e ineficiente por una plataforma de servicios integrados con numerosas ventajas en lo que respecta a la optimización de procesos, el cumplimiento normativo y la ciberseguridad. En definitiva, se traduce en un aumento de la productividad con menores costes.
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