Monitor Reconciliação eFatura

Este monitor foi criado com o objetivo de ajudar os utilizadores a reconciliar os documentos de compras que têm no seu PHC com os que estão no portal eFatura. De modo a fazê-lo, utiliza- se um ficheiro com formato .csv, no qual estão contidas as informações sobre as compras existentes no eFatura.

Ficheiro eFatura

Neste campo seleciona-se o ficheiro .csv a utilizar, carregando no ícone  e procurando o ficheiro pretendido. Após selecionar, deve-se carregar na lupa que está do lado direito do ecrã para mostrar, nas grelhas, os documentos.

Da data .. à data

Estes campos preenchem-se automaticamente quando se importa o ficheiro, sendo que os campos são preenchidos com a data mais antiga do ficheiro .csv e a data mais recente. No entanto, o utilizador tem liberdade para procurar ficheiros entre quaisquer datas, ou seja, estes campos são passíveis de ser alterados.

Tipo de documento

Estão à disponiblização do utilizador 5 tipos de documentos: “Fatura”, “Fatura-recibo”, “Fatura Simplificada”, “Nota de Crédito” e “Nota de Débito”. Assim, o utilizador pode restringir o tipo de documento que aparece na grelha, consultando apenas a informação que mais lhe interessar. Deve notar-se que, após preencher este filtro, é necessário clicar na lupa para atualizar os registos apresentados nas grelhas

Fornecedor

Neste campo, existe a possibilidade de selecionar qualquer um dos fornecedores existentes na base de dados. Para tal, pode clicar no botão “lista” e é-lhe apresentada a listagem com os fornecedores que podem ser selecionados. Após escolher um destes, deve carregar na lupa para atualizar a informação constante nas grelhas. Também pode preencher o número de contribuinte do fornecedor neste campo e automaticamente o software reconhece de que fornecedor se trata.

Reconciliação

Após filtrar os dados a apresentar e clicar na lupa, as grelhas aparecerão preenchidas com documentos para reconciliar. Em seguida, seleciona-se um documento da grelha da esquerda e outro da grelha da direita e carrega-se em “Gravar a Reconciliação”. Caso este processo decorra corretamente, o documento irá passar para o separador “Lista de documentos reconciliados”, isto é, já foi conferido pelo utilizador. Para selecionar um documento deve clicar no visto “ok?”, existente em ambas as grelhas (grelha de Documentos de Compras e grelha de Documentos eFatura). Para facilitar a pesquisa do utilizador, existem também espaços, acima das grelhas, em que se pode procurar por palavras para que os resultados que são apresentados incluam essa palavra. Após realizar a conciliação, existe também a opção de reverter o que foi executado. Para tal, basta aceder ao separador Lista de Documentos Reconciliados e carregar no . Assim, o documento volta para o separador Lista de Documentos por Reconciliar. Ao carregar em , o utilizador acede diretamente ao documento no PHC.