O que é um software de gestão?

Por definição, um Software de Gestão é um programa informático que permita a uma organização ou empresa agilizar os seus processos internos, dando-lhes uma maior fiabilidade.

Este tipo de software tem como principal objetivo assistir os seus colaboradores, diminuindo ou mesmo eliminando erros operacionais e permitindo completar algumas tarefas rotineiras.

A possibilidade de disponibilizar a informação necessária no momento da tomada de decisão, faz com que estas ferramentas sejam imprescindíveis para qualquer tipo de empresa, independentemente do seu setor de atividade, área geográfica de atuação ou volume de faturação.

Estes softwares são desenhados para responder de forma eficaz a uma variedade de requisitos transversais a qualquer tipo de processo de negócio, tendo ainda a obrigação (alguns) de garantir a conformidade com a legislação aplicável, em cada país.

Tipos de software de gestão

Decidir qual o tipo de software a utilizar na sua organização, nem sempre é um caminho simples e linear. Diferentes tipos de negócios, possuem áreas distintas que podem/devem ser geridas através de software.

No entanto, o recurso a software de gestão para algumas destas áreas, não só é recomendável como ainda obrigatório.

Alguns exemplos:

• • Software para Faturação e Gestão
    Em Portugal, o seu uso é obrigatório assim como a necessidade de que este esteja devidamente certificado pela Autoridade Tributária.
    (https://www.lemure.pt/)

• • Timesheets
    Software específico para a contabilização do tempo gasto pelas equipas, nos vários projetos em curso, permitindo análises de rentabilidade de colaboradores e clientes.

• • Arquivo de Ficheiros e Partilha de Informação
    A possibilidade de ter um arquivo centralizado e seguro dos ficheiros da organização, devidamente protegido e com políticas de segurança perfeitamente definidas.

• • Software de Business Intelligence
    Este tipo de software, permite a consolidação de grandes volumes de dados provenientes de várias origens, de forma a disponibilizar um conjunto de Dashboards (gráficos/painéis de gestão) onde poderá “visualizar” todas as variáveis imprescindíveis para a gestão da sua atividade.
    (https://www.pontualsoftware.com/up-bia-3/)

• • Software para Gestão de Imobilizado

• • Software para Gestão do Parque de Equipamentos e Viaturas

• • Software de Contabilidade
    Sendo de caráter obrigatório, apenas se deve preocupar com este item, se possuir serviço de contabilidade interna. Caso contrário, se subcontratar esta função a um escritório externo, será esta entidade que seguramente trabalhará com este tipo de software.

• • Software para Gerir a Relação com o cliente (CRM)
    Não sendo obrigatório, é praticamente indispensável nos dias que correm.
    (www.tobeflow.com)

• • Software para a Gestão de Projetos e Equipas
    (www.tobeflow.com)

• Entre outros (Software para Processamento de Vencimentos, Software para a Gestão dos Recursos Humanos, …)

 
Como escolher o software de gestão mais adequado à sua empresa ou organização?

Existem vários fatores a considerar, aquando da escolha do software de gestão:

• Capacidade interna para a Gestão do Parque Informático

  Se a sua organização possui já uma infraestrutura informática devidamente atualizada e “acautelada”, poderá considerar a instalação do software que necessita nessa mesma infraestrutura.Se isso não acontecer ou ainda se se identificar com as atuais tendências, poderá manter o seu software em sistemas Cloud. Desta forma, não terá que se preocupar com a segurança da informação nem gastar dinheiro na manutenção do seu parque informático e respetivas licenças de software.

Note que é válida a opção por cenários mistos, onde utiliza software em Cloud, juntamente com outro disponíveis internamente.

• Orçamento disponível

  É incontornável a forma como o orçamento disponível limita a aquisição de software. Se de facto é o caso, lembre-se de que não precisa de adquirir tudo de uma só vez, podendo priorizar as suas necessidades e planear devidamente essa aquisição.Não esquecer de que hoje em dia maior parte do software não é “vendido” mas sim “alugado”, modelo de negócio que se identifica por (SaaS – software as a service). Isto diminui o impacto financeiro na implementação de software nas empresas e, em alguns casos, permite-lhe ajustar mensalmente, o nível de serviço contratado, face às necessidades atuais da sua empresa.

Para ambos os casos, existem ainda recursos adicionais que lhe permitirão um investimento mais moderado e faseado.

Teremos todo o gosto em partilhar consigo as soluções que temos ao dispor.