A utilização de software específico para a gestão das tarefas diárias de um Advogado é essencial nos dias que correm, independentemente de ser uma Sociedade de Advogados ou um Departamento Jurídico no seio de um Grupo de Empresas ou Advogados que exercem a atividade autonomamente no seu escritório.
O software de gestão aplicado a esta realidade ajuda o Advogado ou Equipa na organização das Agendas e Tarefas diárias, facilitando o cumprimento dos prazos processuais e promovendo rigor e eficácia na gestão financeira.
O arquivo digital de Documentos e Comunicações por Email é uma das áreas com mais expressão, quando analisada a distribuição do tempo de trabalho, pelas diversas atividades das equipas. Também aqui a tecnologia promove melhorias significativas, uma vez que todos os documentos de facto importantes para determinado processo, são concentrados no âmbito do mesmo, evitando longas pesquisas em sistemas de arquivo de documentos isolados.
A utilização de um software específico resulta numa melhor partilha de informação e de documentos por toda a equipa, permitindo que cada Advogado tenha mais tempo para investir na relação com os seus clientes, potenciando serviços melhores e mais completos.
E quando o tema atual é (continua a ser) a Integração, tudo se precipita para a necessidade de utilização deste tipo de ferramentas, eliminando trabalho redundante e os erros humanos que daqui podem advir, quando necessitamos de inserir a mesma informação em sistemas distintos.
Fatores-chave para considerar qual é o melhor software jurídico para implementar na sua empresa
1. Defina Prioridades
Um primeiro passo na seleção do software a adotar, é ter presente todos os problemas atuais que pretende ver resolvidos, bem como a sua visão a curto, médio e longo prazo do que será o sistema de informação ideal para a sua sociedade ou departamento jurídico.
Quais as prioridades? Descentralizar o acesso à informação e documentação dos processos? Centralizar o arquivo de informação de forma a garantir o cumprimento das regras que a já-não-tão-recente-diretiva RGPD obriga? Melhorar toda a componente de controlo financeiro?
Mais do que fazer a escolha acertada, trata-se de investir com consciência.
2. Escolha um Parceiro e não apenas um Software
Com tantas opções disponíveis no mercado, será relativamente fácil decidirmos pelo leque de funcionalidades que todas oferecem. Mas será que todas fazem sentido para a sua realidade? Ou ainda, será que no momento atual, todas fazem sentido?
São questões atuais e importantes, mas que nos remetem para uma conclusão mais assertiva: a escolha deve ser feita não só em função do Software mas também em função do Parceiro que conhece a sua organização, as suas necessidades e que, além de implementar o software, estará ao seu lado para o acompanhar em todo processo, com capacidades técnicas para proceder a todos os ajustes e alterações que necessite.
3. Dê toda a importância ao atendimento e ao suporte
Um software é uma ferramenta que será usada todos os dias e por todas as pessoas no escritório. É provável que, em dado momento, alguém precise de ajuda, sendo certo de que apenas em 40% dos casos essa ajuda estará confinada ao software em causa.
Sendo assim, escolher um Parceiro que ofereça um bom atendimento e seja conhecedor dos detalhes organizacionais/funcionais que tornam a sua atividade única é fundamental para evitar dores de cabeça e perdas de tempo.
Ao iniciar as conversas com os candidatos, além da componente tecnológica, avalie as questões de comunicação e atendimento. Teste as diferentes formas de contacto que lhe são propostas. Avalie a disponibilidade dos vários intervenientes e tire todas as suas dúvidas sobre o funcionamento do helpdesk.
E lembre-se de que hoje em dia a tecnologia também nos permite estar muito próximos, sem necessariamente habitarmos na mesma cidade!
4. Prefira soluções de software em cloud
Muitos Advogados manifestam ainda alguma relutância na utilização de softwares em Cloud, preferindo soluções que possam ter sob o mesmo teto. Hoje em dia, estamos certos de que não é, de todo, a melhor opção.
Soluções em Cloud permitem-lhe estar mais seguro, no que diz respeito ao Arquivo de Documentos e Informação em geral. São soluções práticas de usar, pois estão disponíveis a partir de qualquer lugar e a qualquer hora, desde que para isso exista uma ligação à Internet. A opção por Parceiros que possuam as infraestruturas em Cloud em Território Nacional ou com serviços subcontratados a empresas com esta especialidade e em solo nacional, dão-lhe uma camada adicional de confiança.
Neste cenário, risque do seu orçamento a Aquisição e Manutenção de Servidores, Licenciamento de Sistemas Operativos ou Gestores de Bases de Dados e Aquisição de Sistemas de Backup para as vitais Cópias de Segurança da Informação.
Tudo estará on-line, acessível com total segurança, disponível em qualquer lugar e a qualquer hora, sob responsabilidade da empresa contratada.
5. Acautele o futuro
O que hoje achamos que não vamos precisar, pode rapidamente vir a ser um requisito essencial e vital para a organização.
Soluções fechadas, standard, sem previsão de evolução, são seguramente estradas sem saída, com um fim à vista e que o levarão a uma repetição de todo o processo de aquisição de software. Se ainda contabilizar todos os custos diretos e indiretos que teve com a formação de pessoas, não será certamente um cenário agradável.
Por outro lado, existem soluções adaptáveis, configuráveis, que lidam com estas variáveis de forma mais controlada e assertiva. Se o Parceiro em causa for o próprio produtor do software, avalie a disponibilidade do mesmo para desenvolvimentos específicos/à medida, caso venham a ser uma necessidade no futuro. Em alguns casos, há inclusivé a possibilidade de assegurar a evolução do software através dos chamados “Contratos de Continuidade”.
6. Envolva as equipas na decisão
Por último, mas não menos importante: todos os elementos da equipa deverão fazer parte da decisão. Este fator assume um papel primordial, pois estabelece um compromisso tácito e vinculativo, que se reflete no dia a dia em atitudes positivas na procura de melhorias para a solução.
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