ZONAVERDE – Case Study PONTUAL

A Zona Verde foi constituída em 1996 com o objectivo de actuar nas áreas da Formação e da Consultoria.

Está acreditada desde 1998 como entidade formadora, sendo uma empresa habilitada a desenvolver todo o processo que vai desde o estudo e diagnóstico das necessidades de formação, passando pelo planeamento e definição de objectivos, preparação e desenvolvimento de conteúdos programáticos, selecção de formandos, selecção de formadores, até à calendarização das acções, desenvolvimento e gestão técnico-pedagógica e financeira das mesmas.

Desafios apresentados à .PONTUAL 

• Modernizar e integrar toda a componente de CRM em torno da atividade da empresa, promovendo um aumento de eficiência e segurança no acesso à informação, para os seus colaboradores;

• Standardizar o recurso à informação bem como a integração a partir de aplicações satélite, vocacionadas para as áreas de Formação e Financeira;

• Reduzir a complexidade no manuseamento da informação, mantendo a segmentação da mesma baseada em níveis de acesso e privilégios;

• Manter atualizada toda a biblioteca de normas e procedimentos internos, no contexto da gestão de qualidade interna.

A solução .PONTUAL

A solução passou pela aquisição da solução ToBeFlow, uma solução chave-na-mão, que permitiu à Zona Verde utilizar um sistema seguro, escalável e de alto rendimento, o qual constitui uma base sólida para ampliar a sua oferta de serviços, bem como melhorar o acesso interno à informação.

Esta escolha permitiu a criação de modelos standard de organização e gestão que suportam todos os processos de negócio.

A organização interna de toda a documentação bem como a revisão das regras e normas que regulam a mesma, foi possível graças à possibilidade de arquivo, classificação e segmentação de documentos.

A Zona Verde optou por alojar esta solução dentro-de-portas, em servidores próprios, passando assim a gerir toda a infraestrutura e segurança.

Produtos e Serviços para a Solução Zona Verde

• Plataforma ToBeFlow;

• Módulos de Integração de dados: APIFLOW e CONNECTFLOW.

Processo de Implementação 

O processo de implementação foi composto pelas seguintes fases:

• Análise Funcional 

Nesta fase e em conjunto com o cliente, foram identificados todos os requisitos que permitem uma parametrização da plataforma, às necessidades do cliente.

Neste processo, o envolvimento das equipas do cliente foi vital para o sucesso deste projeto.

Foram identificados os requisitos necessários que de forma direta direcionaram os trabalhos de personalização e configuração.

• Concepção | Desenvolvimento | Parametrização

Com base no levantamento de requisitos anterior, foi preparada uma maqueta funcional onde o cliente pode verificar as parametrizações efetuadas bem como confrontá-las com os requisitos anteriormente enumerados.

Este processo permitiu uma validação funcional bem como nos remeteu para ajustes de configuração.

• Protocolos ConnectFlow e pedidos específicos

Com base nas necessidades identificadas de integração de dados provenientes de outros sistemas, nomeadamente das áreas de formação e financeira, foram criados Protocolos de Integração específicos com base em ficheiros Excel.

Estes protocolos permitem dotar o cliente da independência necessária para a gestão da informação entre os seus variados sistemas.

• Sensibilização, formação e arranque

A partir da validação funcional da plataforma, foi estabelecido um programa de formação específico, tendo em conta as áreas bem como as funções de cada colaborador.

Esta formação foi inicialmente direcionada a key-users que, numa segunda fase, a irão transmitir aos demais co-workers.

• Monitorização e Avaliação

Após o Kick-off da solução, o nosso acompanhamento permite avaliar o grau de satisfação dos utilizadores, assim como até que ponto os objetivos iniciais foram totalmente atingidos.

“O ToBeFlow permitiu reduzir o nº de plataformas com que trabalhávamos, deixámos de usar o CRM na atividade comercial e marketing e o Software para gestão documental na área da qualidade simplificando os processos internos. Permitiu, também eliminar a redundância e repetição no lançamento de dados das entidades nomeadamente relacionados com clientes ou potenciais clientes, permitindo que estes sejam carregados apenas no ToBeFlow (que liga diretamente ao PRIMAVERA), anteriormente eram carregados no CRM e no PRIMAVERA. Diminuíram, assim os erros e passou a ser possível o acesso em tempo real aos dados das entidades. O facto do ToBeflow permitir associar as tarefas, atividades, projetos, agendamentos, etc às entidades é uma mais valia na monitorização e acompanhamento próximo dos clientes e do trabalho das equipas.”
Eng.º Jorge Pereira, CEO da ZONAVERDE